ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Career Opportunity at Yokogawa

Yokogawa, award winner for 'Best Asset Monitoring Technology' and 'Best Digital Twin Technology' at the HP Awards, is a leading provider of industrial automation, test and measurement, information systems and industrial services in several industries.

Our aim is to shape a better future for our planet through supporting the energy transition, (bio)technology, artificial intelligence, industrial cybersecurity, etc. We are committed to the United Nations sustainable development goals by utilizing our ability to measure and connect.

About the Team Our 18,000 employees work in over 60 countries with one corporate mission, to "co-innovate tomorrow". We are looking for dynamic colleagues who share our passion for technology and care for our planet. In return, we offer you great career opportunities to grow yourself in a truly global culture where respect, value creation, collaboration, integrity, and gratitude are highly valued and exhibited in everything we do.

Responsabilidades:

• Ejecutar las responsabilidades y funciones del cargo acorde a los procedimientos, cdigos de conductas, polticas y normas establecidas en la organizacin.
• Mantener los documentos de gestin de acuerdo con normativa y proceso administrativo.
• Recibir las llamadas entrantes y canalizarlas a las distintas reas de la empresa.
• Recibir y distribuir correspondencia.
• Recibir, descargar y encaminar las facturas de clientes y proveedores al rea Contable.
• Recibir, revisar y encaminar al rea Contable, los anticipos y legalizaciones del rea Administrativa.
• Cotizar y comprar tiquetes areos de todas las rea de la Organizacin conforme a los procedimientos establecidos.
• Cotizar y reservar hoteles y transportes fuera del domicilio social de YSACO conforme a los procedimientos establecidos.
• Gestionar la logstica para movilizacin de personal interno y externo en Bogot y otras ciudades.
• Reserva de salones para capacitaciones.
• Controlar las reservas para programacin de actividades en la sala de juntas.
• Realizar cartas solicitadas por el rea Administrativa y Financiera.
• Atencin de visitantes, equipo humano, mensajera u otro acorde a procedimientos, protocolos de atencin y servicio, polticas y lineamientos para tal fin.
• Elaborar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con lineamientos de la organizacin, gua y procedimientos
• Tcnicos.
• Tramitar pedidos de la unidad administrativa de acuerdo al procedimiento tcnico.
• Contestar preguntas de clientes e investigar sobre quejas presentadas en relacin con servicios, procedimientos y productos; hacer devoluciones, cambios de mercancas relacionadas con cafetera y papeleria y otros insumos del area administrativa exclusivamente.
• Elaborar y encaminar al rea Contable y de Compras las requisiciones de servicios o suministros provenientes del rea Administrativa.
• Atencin de visitantes, equipo humano, mensajera u otros acordes a procedimientos, protocolos de atencin y servicio, polticas y lineamientos para tal fin.
• Elaborar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con lineamientos de la organizacin, gua y procedimientos tcnicos.
• Tramitar pedidos de la unidad administrativa de acuerdo al procedimiento tcnico.
• Atencin a preguntas de clientes y direccionar a las reas correspondientes, quejas presentadas en relacin con servicios, procedimientos y productos.
• Brindar informacin telefnica o personal a clientes y pblico sobre artculos, servicios, horarios, tarifas y reglamentaciones.
• Operar medios de comunicacin telefnica y electrnica para servicio al cliente.
• Registrar y procesar la informacin objeto de consulta, para optimizar la prestacin del servicio.
• Registrar el ingreso y salida de visitantes a las instalaciones de YSACO asegurando el correcto deiligenciamiento de la planilla de registro.
• Informar oportunamente al jefe inmediato cualquier inasistencia que comprometa el control de ingreso y salida de visitantes y fallas en el dligenciamiento de planillas de control de acceso."
• Cumplir con indicadores de eficiencia, calidad, directrices y polticas de la empresa.
• Responsable de la entrega de los documentos al interior de la compaa.
• Implementar los procedimientos, normas y reglas referentes a seguridad de la informacin aplicables a sus actividades.

Requisitos:

• FORMACION ACADEMICA: Tcnico / tecnlogo en asistencia administrativa / asistencia gerencial / secretariado.
• FORMACION COMPLEMENTARIA:
• EXPERIENCIA LABORAL: Tres (3) aos

Yokogawa desires a diverse, equitable, and inclusive culture. We will actively recruit, develop, and promote people from a variety of backgrounds who differ in terms of experience, knowledge, thinking styles, perspective, cultural background, and socioeconomic status. We will not discriminate based on race, skin color, age, sex, gender identity and expression, sexual orientation, religion, belief, political opinion, nationality, ethnicity, place of origin, disability, family relations or any other circumstances. Yokogawa values differences and enables everyone to belong, contribute, succeed, and demonstrate their full potential.

By applying for this position, you acknowledge and agree that Yokogawa may collect, use, and process your personal data to manage the selection process. This includes evaluating your suitability for the advertised role and conducting the necessary administrative procedures.

Additionally, when required, your data may be shared with authorized external service providers to carry out the necessary verifications and ensure compliance with applicable legal and regulatory requirements.

Yokogawa is committed to protecting your privacy, handling your personal data under strict security and confidentiality standards. By continuing with your application, you confirm that you have read, understood, and accepted this statement, granting your consent for the collection, use, disclosure, and processing of your personal data as set forth herein.