Gestionnaire de Programme/Program Manager

À propos de nous :

Joignez-vous à Acara Solutions, une société d'Aleron.

Aleron est une entreprise mondiale spécialisée dans les solutions de main-d'œuvre et les services aux entreprises qui crée des relations durables et contribue à faire évoluer le monde du travail. Depuis 1957, nous sommes à l'avant-garde de l'industrie des ressources humaines et de la gestion des talents. Notre portefeuille reconnu d'entreprises, comprenant Acara Solutions, Acara Solutions India, Broadleaf Results, Lume Strategies, TalentRise et Viaduct, offre des solutions personnalisées en acquisition de talents, gestion de la main-d'œuvre, services TI et bien plus encore afin de répondre aux besoins en constante évolution de nos clients. Nous transformons le monde du travail pour les individus et les entreprises partout dans le monde.

Chez Acara Solutions, nous allons au-delà de l'excellence du service. Nous nous engageons à avoir un impact concret en faisant progresser la justice sociale, en favorisant l'engagement communautaire et en soutenant l'autonomisation économique dans les régions où nous exerçons nos activités. Notre mission est de b"tir un réseau mondial de professionnels qualifiés et passionnés comme vous, en soutenant votre développement et votre réussite à chaque étape de votre parcours.

Ce qu'Acara vous offre :

• Régime complet d'avantages sociaux comprenant : assurance maladie, compte d'épargne santé, assurance dentaire, assurance invalidité, assurance vie, assurance soins de la vue et régime 401(k).
• Salaire concurrentiel
• Options de travail flexibles offertes après 30 jours de formation
• Horaire du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h 00

Sommaire du poste :

Le ou la gestionnaire de programme est responsable de la gestion complète du programme de dotation de l'entreprise pour un client. Ce rôle comprend la prestation d'un service à la clientèle exceptionnel, la gestion des processus d'embauche, la supervision du personnel de soutien ainsi que l'établissement d'objectifs clairs.

À titre de principal point de contact, le ou la gestionnaire de programme représente Acara pour répondre aux préoccupations des clients et des employés contractuels. Cette personne collabore étroitement avec le client afin d'assurer le respect de tous les processus et procédures établis tout en atteignant et maintenant les indicateurs clés de performance (ICP).

Responsabilités principales :

• Superviser la prestation quotidienne des services du programme en répondant efficacement aux besoins spécifiques du client et en agissant comme principal point de soutien pour les clients et les employés contractuels.
• Coordonner les horaires et les évaluations des candidats.
• Superviser et gérer une équipe de contractuels sur site, résoudre les enjeux liés aux relations employés en menant des enquêtes approfondies, en fournissant des conseils sur les politiques et en facilitant la résolution des conflits afin de maintenir un environnement de travail positif.
• Développer des relations solides avec les clients, favoriser une collaboration positive et identifier des occasions d'améliorer les ventes et la prestation de services.
• Agir comme principal point de contact pour les demandes des employés contractuels liées à la gestion du temps, à la paie, aux formulaires fiscaux, à l'indemnisation des accidents du travail, à l'administration des avantages sociaux, aux changements d'adresse et aux vacances.
• Soutenir les processus d'accueil et de départ des employés, les orientations et autres activités liées aux employés.
• Gérer les fonctions administratives, notamment l'administration du personnel, la paie/facturation, la conformité aux programmes qualité, la coordination avec les agences temporaires, le respect des exigences de sécurité interne (si applicable), la préparation de rapports et la gestion documentaire conformément aux politiques de l'entreprise.
• Veiller au respect des indicateurs de performance établis par l'entreprise.
• Gérer les processus exigés par le client, incluant les tests de dépistage et la documentation liée aux habilitations de sécurité.
• Maintenir la confidentialité des données en ressources humaines et assurer l'intégrité des opérations.
• Préparer et présenter des rapports détaillés, incluant des analyses financières, aux clients et aux parties prenantes corporatives.
• Administrer et offrir un soutien de premier niveau pour les systèmes de gestion des fournisseurs (ex. : Fieldglass), lorsque requis, incluant la documentation des exigences, des soumissions et des processus connexes.
• Collaborer régulièrement avec les équipes de succursale et corporatives concernant les mises à jour de paie, les enjeux administratifs, les relations employés et les dossiers d'indemnisation des accidents du travail.
• Déplacements occasionnels : déplacements requis de 10 à 15 %, généralement jusqu'à deux fois par trimestre, afin de soutenir des clients clés, participer à des réunions ou assister à des événements pertinents.

Qualifications et compétences :

Exigences :

• De 3 à 5 années d'expérience en ressources humaines et/ou en dotation, avec une compréhension démontrée des lois en ressources humaines, des opérations RH et des principes de gestion de programmes.
• Maîtrise des applications Office 365, incluant Excel, PowerPoint et Word, avec de solides compétences avancées dans Excel.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle, avec la capacité de répondre efficacement aux préoccupations des clients et des employés contractuels.
• Connaissance des processus de paie, de l'administration des avantages sociaux ainsi que de la conformité aux politiques et procédures de l'entreprise.
• Excellentes compétences organisationnelles et administratives, incluant la production de rapports et la gestion de dossiers confidentiels.
• Solides capacités d'analyse, de résolution de problèmes et de gestion des conflits.
• Capacité à atteindre les indicateurs clés de performance (ICP) et à gérer les exigences propres au programme, notamment les tests de dépistage et la documentation liée aux habilitations de sécurité.
• Excellentes compétences en communication permettant une collaboration efficace avec les équipes corporatives, les clients et les employés contractuels.

Atouts :

• Expérience en gestion de programmes de dotation ou dans un rôle similaire, particulièrement dans un environnement orienté client.
• Capacité démontrée à gérer, encadrer et superviser du personnel.
• Connaissance des systèmes de gestion des fournisseurs (Vendor Management Systems - VMS), tels que Fieldglass, incluant leur administration et le soutien de premier niveau.

Exigences physiques, environnement de travail et déplacements :

• Ce poste évolue dans un environnement de travail moderne et hybride utilisant des technologies telles que des ordinateurs portables, des outils de vidéoconférence, des applications infonuagiques et des plateformes collaboratives. Une flexibilité pour le télétravail est offerte, bien que le travail au bureau puisse nécessiter l'utilisation d'équipements standards tels que des ordinateurs, téléphones et imprimantes.
• Les exigences physiques décrites ci-dessous représentent celles nécessaires pour accomplir avec succès les fonctions essentielles du poste. Dans l'exercice de ses fonctions, la personne titulaire du poste doit régulièrement être capable de communiquer clairement et d'entendre efficacement afin d'interagir avec les autres. Le rôle exige également fréquemment de demeurer debout, de marcher, d'utiliser les mains pour effectuer des t"ches de motricité fine et d'atteindre certains objets avec les bras.

Renseignements supplémentaires :

• La présente de poste peut être modifiée afin de répondre aux besoins de l'entreprise.
• À la suite d'une offre d'emploi, les candidats devront se soumettre à une vérification des antécédents ainsi qu'à un test de dépistage de drogues. Selon le poste, des évaluations additionnelles de compétences propres au secteur pourraient également être exigées avant l'entrée en fonction.

La famille d'entreprises Aleron - Acara Solutions, Aleron Shared Resources, Broadleaf Results, Lume Strategies, TalentRise et Viaduct - est fière d'être un employeur favorisant l'égalité des chances et l'accès à l'emploi. Nous considérons toutes les candidatures qualifiées sans égard à la race, la couleur, la religion, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, l'origine nationale, l'information génétique, le sexe, l'"ge, le handicap, le statut d'ancien combattant ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

Nous encourageons et accueillons les candidatures provenant de personnes issues de la diversité, y compris les personnes en situation de handicap. Des mesures d'adaptation sont offertes sur demande aux personnes participant à toutes les étapes du processus de sélection.

Job Requirements

About Us:

Join Acara Solutions, an Aleron Company. Aleron is a global workforce and business solutions company that builds relationships and empowers the workplace. Since 1957, we have been at the forefront of the workforce industry. Our renowned portfolio of companies, including Acara Solutions, Acara Solutions India, Broadleaf Results, Lume Strategies, TalentRise, and Viaduct, delivers tailored talent solutions, workforce management, IT services, and more to meet the ever-evolving needs of our clients. We transform the workplace for people and businesses around the world.

At Acara Solutions, we go beyond delivering exceptional service. We are committed to driving meaningful impact through advancing social justice, promoting community engagement, and fostering economic empowerment in the regions we serve. Our mission is to build a global network of skilled, passionate professionals like you, empowering your growth and success every step of the way.

What Acara has to offer:

• Full benefits package that includes health insurance, health savings account, dental insurance, disability insurance, life insurance, vision insurance, and 401(k).
• Competitive salary
• Flexible work options available post 30 days of training
• Monday - Friday, 8:30 am to 5:00 pm

Job Summary:

The Program Manager oversees the comprehensive management of the Company's staffing program for a client. This role involves delivering exceptional customer service, managing hiring processes, supervising support staff, and establishing clear goals and objectives. Acting as the primary point of contact, the Program Manager represents Acara in addressing customer and contractor concerns. They collaborate closely with the client to ensure adherence to all established processes and procedures, while consistently achieving and maintaining all Key Performance Indicators (KPIs).

Essential Duties and Responsibilities:

• Oversee the day-to-day delivery of program services, focusing on effectively addressing client-specific needs and serving as the primary point of support for customers and contractors.
• Schedule and candidate evaluations.
• Supervise and manage an onsite team of contractors, addressing employee relations issues by conducting thorough investigations, providing policy guidance, and facilitating conflict resolution to maintain a positive workplace environment.
• Foster strong client relationships, promote goodwill, and identify opportunities to enhance sales and service delivery.
• Act as the main point of contact for contractor inquiries related to timekeeping, payroll, tax forms, workers' compensation, benefits administration, address changes, and vacations.
• Assist with onboarding and offboarding processes, orientation, and other employee-related activities.
• Manage administrative functions, including personnel administration, payroll/billing, quality program compliance, coordination with temporary agencies, internal security compliance (if applicable), report preparation, and file maintenance in line with company policies.
• Ensure adherence to performance benchmarks as defined by the company.
• Handle customer-required processes, including drug testing and security clearance paperwork.
• Maintain confidentiality of human resources data and uphold the integrity of operations.
• Prepare and present detailed reports, including financial analyses, for customers and corporate stakeholders.
• Administer and provide first-line support for Vendor Management Systems (e.g., Fieldglass), if applicable, documenting requirements, submittals, and related processes.
• Collaborate regularly with branch and corporate teams on payroll updates, administrative issues, employee relations matters, and workers' compensation cases.
• Occasional Travel: Required travel of 10-15%, typically up to two times per quarter, to support key clients, attend meetings, or participate in relevant events.

Qualifications and Skills: 

Required:

• 3-5 years of HR and/or staffing experience, with a demonstrated understanding of HR laws, operations, and program management principles.
• Proficiency in Office 365 applications, including Excel, PowerPoint, and Word, with strong skills in Excel.
• Strong customer service skills, with the ability to effectively address client and contractor concerns.
• Knowledge of payroll processes, benefits administration, and compliance with company policies and procedures.
• Excellent organizational and administrative skills, including report generation and maintaining confidential records.
• Strong problem-solving and conflict-resolution capabilities.
• Ability to meet Key Performance Indicators (KPIs) and manage program-specific requirements such as drug testing and security clearance paperwork.
• Effective communication skills for collaborating with corporate personnel, clients, and contractors.

Preferred:

• Experience in a staffing program management or similar role, especially within a client-facing environment.
• Proven ability to manage and supervise staff.
• Familiarity with Vendor Management Systems (e.g., Fieldglass), including administration and first-line support.

Physical Demands, Work Environment, and Travel:

• This role operates in a modern, hybrid work environment, utilizing technology such as laptops, video conferencing tools, cloud-based applications, and collaborative platforms. Flexibility for remote work is supported, while in-office settings may still involve the use of standard office equipment like computers, telephones, and printers.
• The physical demands described here are representative of those required for an employee to successfully perform the essential functions of this job. While carrying out job duties, the employee must regularly be able to speak clearly and hear effectively to communicate with others. The role also frequently requires standing, walking, using hands for fine motor tasks, and reaching with arms.

Additional Information:

• This job is subject to change and may be adjusted to meet the company's needs.
• Upon receiving an offer of employment, candidates will be required to undergo a background check and drug screening. Depending on the role, additional industry-specific skills testing may also be necessary prior to placement.

The Aleron family of companies-Acara Solutions, Aleron Shared Resources, Broadleaf Results, Lume Strategies, TalentRise, and Viaduct-are proud to be Equal Employment Opportunity and Affirmative Action Employers. We consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, gender identity, sexual orientation, national origin, genetic information, sex, age, disability, veteran status, or any other legally protected characteristic. We encourage and welcome applications from diverse candidates, including those with disabilities. Accommodations are available upon request for individuals participating in all stages of the selection process.

Please note that applicants must be legally authorized to work in the United States. This position does not qualify for F-1 OPT STEM work authorization.

* The compensation rage provided represents our good faith representation of the high and low pay range for this position.