Human Resources Generalist (Montreal)

This job is with Allianz Commercial, an inclusive employer and a member of myGwork – the largest global platform for the LGBTQ+ business community. Please do not contact the recruiter directly.

Job purpose:

Under the direction of the Head of Human Resources - Canada, the Human Resources Generalist (QC/ON) provides operational support, to all employees, to ensure accurate and efficient workflow and contribution to the Human Resources department within a matrixed organization. Specifically, but not limited to; providing Human Resources, payroll, benefits, project management & communications, pension, Health & Safety, profit sharing, general reporting, auditing, operational and administrative support.

Existing vacancy: Yes

Key Responsibilities/What You Do:

• Processing of Human Resources, payroll, benefits, pension and profit sharing information, ensuring efficiency, accuracy and compliance.
• Act as a point of contact for employee inquiries regarding Human Resources, payroll, benefits, pension, profit sharing and Health & Safety.
• Act as a point of contact for managers inquiries regarding Human Resources, payroll, benefits, pension, profit sharing and Health & Safety and employee relations.
• Collaborate with Regional teams, including but not limited to Human Resources, Finance/Treasury, Legal and Compliance.
• Collaborate with external legal teams in Ontario and Quebec.
• Assist with policy development, updates and providing employee communicational updates.
• Assisting with Year End, payroll audits according to generated reports, billing statements, government remittances, human resources and payroll systems.
• Full-cycle recruitment processing; prescreening resumes, preparing telephone and/or virtual/in-person interviews, candidate communication and completing background checks.
• Collaborating with post secondary institutions pertaining to the Internship Programs, with Group Human Resources, pertaining to the Allianz Trade Internship Program, and assisting with managing the interns.
• Processing of new hire information, employee changes and termination information, pertaining to Human Resources, Payroll, Benefits and IT requirements.
• Preparing the new hire on-boarding and conducting orientations.
• Generating, reviewing and revising scheduled Human Resources, benefits, pension, Health & Safety, communications, profit sharing and other ad hoc reports as requested.
• Verifying departmental billing and processing for payment.
• Maintaining the L&D Group programs.
• Maintaining the employee recognitions programs.
• Leading the Talent Discussions
• Assisting the Office Coordinator with preparing the Allianz Trade in Canada newsletter and Human Resources Communication.
• Collaborating with the Office Coordinator regarding the corporate cell phone and tablet process, related to new hires and terminations.
• Maintaining the soft-copy and hard-copy filing system.
• Translating English/French Human Resources documents.
• Prepare PowerPoints presentations and present in the absence of the Head of Human Resources - Canada
• Other duties and special projects as required.

Key Requirements/What You Bring:

• 3-5 years in Human Resources Support role - required.
• Knowledge of benefits, compensation, payroll and employment law - preferred
• Experience with Human Resources and Payroll systems - required
• Proficient in Microsoft Office; Word, Excel, PowerPoint and Outlook
• Strong analytical, organizational, interpersonal, communicational, problem solving and decision-making skills
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive material.
• Thorough and strong attention to detail.
• Post-Secondary Degree specializing in Human Resources or Business Administration
• Human Resources or Payroll designations - strongly preferred
• Proficiency in English and French is required for this position, as it involves both oral and written communication with our internal partners, clients across Canada, and other Allianz Trade teams located throughout the Americas region and as per Quebec legislation.

Objectif du poste : Sous la direction du Responsable des Ressources Humaines - Canada, le/la Généraliste en Ressources Humaines (QC/ON) offre un soutien opérationnel à tous les employés afin d'assurer un flux de travail précis et efficace et de contribuer au département des Ressources Humaines au sein d'une organisation matricielle. Plus précisément, mais sans s'y limiter : fournir un soutien en matière de Ressources Humaines, paie, avantages sociaux, gestion de projets et communications, régime de retraite, santé et sécurité, participation aux bénéfices, rapports généraux, audits, ainsi qu'un soutien opérationnel et administratif.

Poste vacant existant : Oui

Responsabilités clés / Ce que vous faites :

• Traitement des informations relatives aux Ressources Humaines, à la paie, aux avantages sociaux, aux régimes de retraite et à la participation aux bénéfices, en veillant à l'efficacité, à la précision et à la conformité.
• Servir de point de contact pour les questions des employés concernant les Ressources Humaines, la paie, les avantages sociaux, les régimes de retraite, la participation aux bénéfices et la santé et sécurité.
• Servir de point de contact pour les questions des gestionnaires concernant les Ressources Humaines, la paie, les avantages sociaux, les régimes de retraite, la participation aux bénéfices, la santé et sécurité, ainsi que les relations avec les employés.
• Collaborer avec les équipes régionales, y compris, mais sans s'y limiter, les Ressources Humaines, la Finance/Trésorerie, le Service Juridique et la Conformité.
• Collaborer avec les équipes juridiques externes en Ontario et au Québec.
• Aider à l'élaboration et à la mise à jour des politiques et fournir des mises à jour de communication aux employés.
• Assister aux activités de fin d'année et aux audits de paie selon les rapports générés, les relevés de facturation, les remises gouvernementales, ainsi que les systèmes de Ressources Humaines et de paie.
• Gérer le processus complet de recrutement : présélection des CV, préparation des entrevues téléphoniques, virtuelles ou en personne, communication avec les candidats et vérification des antécédents.
• Collaborer avec les établissements postsecondaires concernant les programmes de stages, avec les Ressources Humaines du Groupe concernant le programme de stages Allianz Trade, et aider à la gestion des stagiaires.
• Traiter les informations relatives aux nouvelles embauches, aux changements d'employés et aux départs, en lien avec les Ressources Humaines, la paie, les avantages sociaux et les besoins informatiques.
• Préparer l'intégration des nouvelles embauches et animer les séances d'orientation.
• Générer, examiner et réviser les rapports planifiés sur les Ressources Humaines, les avantages sociaux, les régimes de retraite, la santé et sécurité, les communications, la participation aux bénéfices et d'autres rapports ponctuels, selon les demandes.
• Vérifier la facturation départementale et traiter les paiements.
• Gérer les programmes de formation et de développement du Groupe.
• Gérer les programmes de reconnaissance des employés.
• Diriger les discussions sur les talents.
• Aider le/la Coordonnateur(trice) de bureau à préparer le bulletin d'information d'Allianz Trade au Canada et les communications des Ressources Humaines.
• Collaborer avec le/la Coordonnateur(trice) de bureau concernant le processus des téléphones cellulaires et tablettes d'entreprise, en lien avec les nouvelles embauches et les départs.
• Maintenir le système de classement électronique et papier.
• Traduire les documents des Ressources Humaines de l'anglais au français.
• Préparer des présentations PowerPoint et les présenter en l'absence du Responsable des Ressources Humaines - Canada.
• Accomplir d'autres tches et projets spéciaux selon les besoins.

Exigences clés/ce que vous apportez :

• 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien en Ressources Humaines - requis.
• Connaissance des avantages sociaux, de la rémunération, de la paie et du droit du travail - un atout.
• Expérience avec les systèmes de Ressources Humaines et de paie - requis.
• Maîtrise de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Compétences solides en analyse, organisation, relations interpersonnelles, communication, résolution de problèmes et prise de décision.
• Capacité à maintenir la confidentialité et à gérer des informations sensibles.
• Minutie et grande attention aux détails.
• Diplôme postsecondaire spécialisé en Ressources Humaines ou en Administration des Affaires.
• Désignations en Ressources Humaines ou en paie - fortement recommandées.
• Maîtrise de l'anglais et du français requise pour ce poste, car il implique des communications orales et écrites avec nos partenaires internes, nos clients à travers le Canada et d'autres équipes d'Allianz Trade situées dans la région des Amériques, conformément à la législation québécoise.

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Key Benefits/What We Offer:

• Hybrid and flexible working model
• Group Benefit Plan
• Pension Plan
• Employee Stock Purchase Plan
• Paid time off
• Employee Recognit]]>