Mitarbeiter Verwaltung und Empfang (m/w/d)

Mitarbeiter Verwaltung und Empfang (m/w/d) Abteilung Verwaltung Lehrgebiet Verwaltung + Empfang PTL Praxis Bremen Anstellungsart Teilzeit Wochenstunden 20 - 25 Unternehmen Ludwig Fresenius Schulen GmbH Zur Verstärkung unseres Teams in Bremen - LFS suchen wir zum 01.06.2026 in Teilzeit mit 20 - 25 Wochenstunden eine:n: Was Sie erwartet Teambesprechungen organisatorisch vorbereiten (Raum, Unterlagen, Agenda koordinieren) Ablauf der Teambesprechung begleiten und strukturieren Praxistag vorbereiten und koordinieren Zukunftstag und ähnliche interne Veranstaltungen planen und organisieren Nachbereitung und Protokollierung bei Bedarf Sicherstellen, dass alle Therapeutinnen die notwendigen Materialien, Unterlagen und Informationen rechtzeitig erhalten Organisatorische Aufgaben übernehmen, damit Therapeutinnen sich auf die Therapiezeit konzentrieren können Mini-Trainings zu internen Abläufen, Verordnungen und Regulierungen durchführen Einzel-Schulungen (1-to-1) zu Thevea (Praxissoftware) anbieten und begleiten Therapeutinnen bei Fragen zu Verordnungen, Abrechnungsregeln und gesetzlichen Vorgaben unterstützen Neuerungen und Änderungen (z.B. neue Regulierungen, Software-Updates) im Team kommunizieren und erklären 1 x Monat Monatsabrechnung (ca. 3–5 Stunden) 1 x Woche Verordnungen vorbereiten (max. 1 Stunde) Alle Rechnungen an DMS schicken und freigeben 1 x Monat Liste von Storno-Rechnungen an Mariana Neuohr schicken 1 x Monat Abmahnungsliste überprüfen und bearbeiten Telefondienst und Anrufbeantworter abhören Absagen entgegennehmen und an zuständige Therapeutinnen weiterleiten Post bearbeiten und verteilen Eingangsbereich sauber und ordentlich halten Jeden Morgen lüften 1 x Woche Wäsche waschen, trocknen und ablegen Küche: Spülmaschine aus- und einräumen Material kontrollieren und bei Bedarf bestellen Neue Anfragen (telefonisch und schriftlich) bearbeiten Patienten auf die Warteliste setzen und verwalten E-Mails beantworten und weiterleiten Vorlagen für häufige Antworten erstellen und pflegen (z.B. Absagen, Warteliste, Anfragen) Terminkoordination bei Krankheit oder Ausfall einer Therapeutin Kommunikation mit Familien und Patienten (Auskünfte, Rückfragen, Informationen) Onboarding neuer Mitarbeiterinnen vorbereiten und begleiten Einarbeitung koordinieren (Einführung in Abläufe, Systeme, Zuständigkeiten) Unterlagen und Checklisten für neue Mitarbeiterinnen erstellen und aktualisieren Zugänge, Schlüssel und Materialien für neue Mitarbeiterinnen organisieren Praktikumsplan erstellen und abstimmen Praktikantinnen in den Praxisalltag einführen Ansprechpartnerin während des Praktikums Praktikumsnachweise und Dokumentation verwalten Terminpläne abstimmen und Änderungen kommunizieren Bei Engpässen oder Ausfällen organisatorisch unterstützen Interne Kommunikation zwischen Team und Verwaltung sicherstellen Therapeutinnen mit notwendigen Unterlagen und Materialien versorgen Was Sie mitbringen Berufserfahrung in einem ähnlichen Aufgabengebiet Sicherer Umgang mit MS-Office Empathie im Umgang mit Patient:innen und Angehörigen Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise Gute kommunikative Fähigkeiten Was wir bieten Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungspotenzial in einem sinnstiftenden Umfeld Einen sicheren Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten, sehr erfolgreichen, dynamischen Unternehmen Das Angebot sich kostenlos berufsbegleitend innerhalb der Gruppe weiterzubilden, wie z.B. durch ein Bachelor- oder Masterstudium Kollegiale Unterstützungskultur, offenes Betriebsklima, Austausch auf Augenhöhe und Förderung des Teamzusammenhalts z.B. durch Mitarbeiterevents und flache Hierarchien Nachhaltiger leben – wie z.B. mit unserem Bike-Leasing Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Homeoffice in Form von Mobile Working 30 Tage Urlaub + 2 geschenkte Tage Betriebliche Gesundheitsförderung, z.B. Kooperationen mit Fitnesskooperationspartnern Vergünstigte Angebote sowie vielfältige Zusatzleistungen, z.B. betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Corporate Benefits Wir betonen ausdrücklich, dass bei uns alle Menschen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung – gleichermaßen willkommen sind. Behinderte Bewerber werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Qualifikation bevorzugt eingestellt. Sind Sie bereit für Ihren nächsten Karriereschritt? Dann bewerben Sie sich! Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter View email address on click.appcast.io zur Verfügung. #J-18808-Ljbffr Ludwig Fresenius Schulen GmbH