Meeting Planner

Quiénes Somos

En BCD Meetings & Events (BCD M&E), ofrecemos más que servicios de planificación de reuniones y eventos: creamos conexiones que inspiran, motivan y cambian el comportamiento de nuestros clientes. Como la agencia de reuniones y eventos más fiable e innovadora del mundo, BCD M&E cultiva una cultura de personas, pasión y propósito para impulsar el negocio. Con sede en Chicago y oficinas en más de 50 países de todo el mundo, el equipo de más de 1.800 personas de BCD M&E está comprometido con la sostenibilidad y el éxito de nuestros clientes, nuestra empresa y nosotros mismos. Nuestros valores están en el centro de todo lo que hacemos, y buscamos personas que quieran formar parte de algo especial, que puedan estar a la altura de nuestros estándares y que les encante aportar su perspectiva única. Aunque no podemos garantizar que cada día sea el mejor (¿quién puede?), podemos prometer una comunidad de personas que se preocupan de verdad y lideran con empatía, un lugar de trabajo flexible con ventajas increíbles y un trabajo estimulante que significa algo. Descubre cómo es la vida en BCD M&E en bcdme.com/careers

Descripción Del Puesto

Buscamos un Profesional de Eventos altamente organizado y proactivo, responsable del desarrollo, planeación y ejecución operativa de reuniones, conferencias, convenciones, incentivos y eventos. El candidato ideal coordinará múltiples programas simultáneamente y se encargará del manejo diario de cada una de sus cuentas.

Tareas y Responsabilidades

• Planeación y Logística: Diseñar la logística para reuniones, conferencias y convenciones complejas, teniendo en cuenta múltiples sedes, hoteles, audiencias y agendas.
• Selección de Proveedores: Elegir y coordinar sedes, hoteles y proveedores en función de las necesidades específicas de cada cliente y programa.
• Propuestas Personalizadas: Elaborar propuestas detalladas para clientes, ofreciendo cotizaciones y negociando las mejores tarifas disponibles.
• Colaboración con DMCs: Recomendar y trabajar con DMCs autorizados para optimizar la experiencia del cliente.
• Desarrollo de Itinerarios: Crear y coordinar itinerarios efectivos y programas innovadores para garantizar el éxito de cada evento.
• Seguimiento Continuo: Mantener un seguimiento diario de cada cuenta y asegurarse de que todos los detalles estén actualizados.
• Documentación y Minutas: Elaborar minutas y formatos necesarios para mantener la información de la cuenta al día.
• Crecimiento de Cuentas: Impulsar el crecimiento de las cuentas a través del aumento en la cantidad de eventos y del gasto relacionado.
• Asistencia a Reuniones: Participar en presentaciones y reuniones, con un mínimo de una sesión al mes.
• Informes y Viajes de Inspección: Realizar viajes de inspección y elaborar informes detallados, proporcionando resultados y recomendaciones al cliente.
• Gestión de Eventos: Desarrollar un cronograma detallado de los eventos, asignando responsabilidades a los miembros del equipo según sus habilidades, en colaboración con el Supervisor.
• Administración de Pagos: Responsable de los pagos y las políticas de cancelación de todos los servicios contratados durante los eventos.
• Facturación: Manejar la facturación tanto de clientes como de proveedores y asegurar el cierre efectivo de cada evento.
• Cumplimiento de Normativas: Seguir las políticas institucionales, incluyendo las de operación, cotización, uso de formatos establecidos, código de conducta, vestimenta, puntualidad y asistencia.
• Otras Actividades: Realizar cualquier otra actividad relacionada con la naturaleza del puesto que sea necesaria para el desarrollo óptimo de la empresa.

Requisitos

• Licenciatura como mínimo
• 2 años como mínimo en la planeación y logística de congresos, convenciones, incentivos y conferencias (Ideal experiencia con empresas farmacéuticas).
• 2 años como mínimo de trato con proveedores y negociaciones
• Microsoft Office
• Experiencia en eventos nacionales e internacionales
• Disponibilidad de viajar
• Horarios de trabajo variados que pueden incluir fines de semana y días festivos asi como horarios fuera de los de oficina.
• Inglés

Ofrecemos

• Sueldo base + Vales de Despensa
• Uniforme
• Ayuda Alimentaria
• Fondo de ahorro del 8%
• SGMM
• Seguro de Vida
• Apoyo de Gastos Funerarios