Purchasing Administrative Assistant

Position Summary 

The Purchasing Administrative Assistant supports the procurement function within a mechanical 

contracting company by coordinating purchasing activities, maintaining accurate records, and 

ensuring timely delivery of materials and services. This role plays a critical part in supporting 

project timelines by assisting with vendor communication, purchase order processing, and 

documentation related to mechanical construction projects (e.g., HVAC, plumbing, piping 

systems).

Key Responsibilities 

• Assist in creating, issuing, and tracking purchase orders for materials and equipment. 

• Maintain and update vendor databases, pricing lists, and procurement records. 

• Communicate with vendors to obtain pricing, availability, and delivery timelines. 

• Track material deliveries to ensure alignment with project schedules and site 

requirements. 

• Coordinate with project managers, estimators, and field personnel to understand job

specific material needs. 

• Review purchase requisitions for accuracy and completeness prior to order placement. 

• Resolve discrepancies related to invoices, deliveries, or damaged materials. 

• Assist in negotiating pricing or identifying cost-saving opportunities when applicable. 

• Maintain organized electronic and physical filing systems for purchase orders, contracts, 

and vendor documentation. 

• Support inventory tracking and coordination with warehouse or job site logistics. 

• Generate procurement reports and assist in budget tracking for projects. 

• Ensure compliance with company policies, safety standards, and contractual 

requirements. 

FLSA – Non-Exempt   

PI3b99e83753bd-38059-41695965