Administrative Assistant

PROPÓSITO DEL PUESTO

La Coordinadora Administrativa & Imagen Institucional es la primera cara de MultiGla Strategies. Su rol es garantizar una experiencia de primer nivel para cada cliente, visitante y aliado que entre en contacto con la empresa — ya sea en persona, por teléfono o en eventos. Además de representar la imagen de la organización, brinda soporte operativo integral a todas las áreas, gestiona documentación, apoya procesos de seguros (Workers' Compensation y General Liability), y es pieza clave en la ejecución de eventos de marketing y publicidad.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

1. Recepción y Atención al Cliente — Front Desk

• Ser la primera persona de contacto para clientes, visitantes y proveedores — en persona y por teléfono.
• Mantener la recepción organizada, profesional e impecable en todo momento — la imagen del espacio refleja la imagen de la empresa.
• Atender y direccionar llamadas entrantes con calidez, claridad y profesionalismo en inglés y español.
• Gestionar la recepción y distribución de correspondencia, paquetería y documentación.
• Coordinar citas y agenda de la oficina según indicaciones del equipo de liderazgo.
• Ofrecer atención presencial con estándares de hospitalidad — café, agua y bienvenida cálida a cada visita.

2. Apoyo Administrativo General

• Data entry preciso y oportuno en sistemas internos, CRM y hojas de seguimiento.
• Digitalización, archivo y organización de documentos físicos y digitales.
• Preparación, impresión y entrega de materiales administrativos según requerimientos del equipo.
• Apoyo en la coordinación de procesos internos de todas las áreas de la organización.
• Manejo de correo electrónico institucional y seguimiento a comunicaciones asignadas.
• Gestión de suministros de oficina — control de inventario y solicitud de reposición.

3. Seguros — Workers' Compensation (WC) & General Liability (GL)

• Apoyar en el proceso de cotizaciones de pólizas WC y GL — recopilación de información, envío de solicitudes y seguimiento con aseguradoras.
• Organizar y mantener actualizados los expedientes de pólizas activas de clientes.
• Dar seguimiento a renovaciones, vencimientos y pagos de pólizas, auditoria
• Servir de enlace de comunicación entre clientes y aseguradoras para trámites y consultas.
• Apoyar en la gestión inicial de reclamaciones — recopilación de documentos, registro y canalización al área correspondiente.
• Mantener registros precisos y actualizados de todos los procesos de seguros bajo su responsabilidad.

4. Eventos de Marketing y Publicidad

• Apoyar en la logística, preparación y ejecución de eventos presenciales — ferias, talleres, activaciones de marketing y eventos comunitarios.
• Representar la imagen de MultiGla Strategies en eventos con presencia profesional, puntual y alineada con los estándares de la marca.
• Apoyar en la distribución de materiales promocionales, registro de asistentes y atención a prospectos durante eventos.
• Coordinar detalles logísticos antes, durante y después del evento según indicaciones del equipo de marketing.
• Documentar eventos con fotografías y apoyar en la recopilación de información para seguimiento post-evento.

PERFIL Y REQUISITOS

REQUISITOS OBLIGATORIOS

• High School Diploma o equivalente (GED)
• Experiencia previa en recepción, administración o atención al cliente
• Bilingüe inglés/español — oral y escrito
• Residente cerca de Winder, GA
• Manejo de computadora: Word, Excel, OutlooK
• Imagen personal profesional y cuidada — rol de representación institucional
• Disponibilidad para asistir a eventos fuera del horario regular cuando se requiera

REQUISITOS DESEABLES

• Experiencia en seguros — WC, GL o líneas comerciales
• Manejo de CRM o sistemas de gestión de pólizas
• Experiencia en empresas de servicios financieros o fiscales
• Experiencia en coordinación o apoyo logístico de eventos
• Manejo de redes sociales o materiales de marketing básico

COMPETENCIAS CLAVE

• Imagen & Representación: Presencia profesional impecable. Es la cara de la organización en todo momento.
• Organización & Detalle: Gestiona múltiples tareas simultáneamente sin perder precisión ni calidad.
• Comunicación & Calidez: Comunica con claridad, escucha activamente y genera confianza desde el primer contacto.
• Discreción & Confidencialidad: Maneja información sensible de clientes y la organización con absoluta reserva.
• Iniciativa & Proactividad: Anticipa necesidades del equipo y actúa sin necesidad de ser direccionada en cada paso.
• Adaptabilidad: Se adapta con agilidad a cambios de prioridad, ritmo de trabajo y necesidades del negocio.

CONDICIONES DEL PUESTO

• Lunes a Sabado — horario de oficina presencial
• En temporada de impuesto (9AM -6PM) Enero – Abril
• Disponibilidad ocasional para eventos fuera del horario regular (fines de semana o noches)
• Salario competitivo según experiencia
• Ambiente de trabajo profesional, dinámico y en crecimiento constante