Onboarding Coordinator- French Speaking

We understand that the world we want tomorrow starts with how we do business today, and that’s why we’re inspired to make A Better World for Pets. Antech is comprised of a diverse team of individuals who are committed to each other’s growth and development. Our culture is centered on our guiding philosophy, The Five Principles: Quality, Responsibility, Mutuality, Efficiency and Freedom. Today Antech is driving the future of pet health as part of Mars Science & Diagnostics, a family-owned company focused on veterinary care.

Current Associates will need to apply through the internal career site. Please log into Workday and click on Menu or View All Apps, select the Jobs Hub app, then click the magnifying glass to Browse Jobs.

Work Type: Remote

Candidate must be located in Colorado OR Quebec Canada

Must be bilingual in French

The Target Pay Range for this position is as follows :

• Colorado: $28.17- $33.00 Hourly.

• Quebec Canada: $26.39- $32.00 Hourly.

At Antech, pay decisions are determined using factors such as relevant job-related skills, experience, education, training and budget.

Job Purpose/Overview

The Customer Support Onboarding Coordinator delivers on the Antech Customer Service Vision of unwavering commitment to empathetic and caring veterinary diagnostic support. This role is responsible for providing coordination of onboarding, installation, and training activities for both reference lab and in-house diagnostic customers. The Onboarding Coordinator is responsible for coordinating new customer acquisitions and implementations alongside the commercial team and is also responsible for the coordinated management of new customer on-boarding focusing on the site-surveys and activities inherent to the commercial close through technical installation and implementation, training and post-implementation relationship building activities. This role is pivotal in the delivery of optimal customer experience with regards to both reference lab and in-house diagnostics products and services.

Essential Duties and Responsibilities

• Role is responsible for project managing the deployment of customer on-boarding in partnership with the field support specialists team, sales, PIMS integration team, and technical services to ensure a seamless experience for the required installation and onboarding of new reference lab and in-house diagnostics customers.

• The role is as performs as the accountable coordinator to ensure all functional tasks are completed and delivered by the responsible teams.

• Coordinates the planning and scheduling of Reference Lab Onboarding and In-House Diagnostics Installations, including but not limited to order visibility, on-time delivery of supplies and equipment, installation of in-house diagnostic equipment, and onboarding/install case closure.

• Acts as primary contact with customers to coordinate installation project implementation from beginning to end, including but not limited to customer onboarding dates, management of PIMS integration activities, field specialist scheduling, and product availability timelines.

• Interfaces with internal and external resources to meet established schedules.

• Ensures and measures customer satisfaction throughout the onboarding process. Delivers a high level of customer service to customers to optimize long-term customer retention.

• Reviews assigned sales orders for customer contact information, required product delivery, and order accuracy verification.

• Maintains overall oversight on changes during the process and adjusts accordingly from initial contact to project completion.

• Gathers and compiles pre-install information used in each following stage of the project, alerting leadership team and commercial team to any issues that may interfere with a successful customer onboarding.

• Works closely with Leadership Team, Sales Team, Logistics, Freight, Field Specialists, and Customer to assist in making certain everything is ready for the day of install.

• Maintains the installation calendar reflecting all activities of the Field Specialists including, installs, customer training, service calls, and vacation time.

• Works to schedule installations and service calls to minimize company costs for travel and accommodations.

• Ensures all data related to an installation or repair case is promptly and accurately recorded in CRM.

• Has working knowledge of the multi-disciplinary functions involved in a company’s commercial process, e.g. sales, operations (supply chain & sales-order processing), field applications support, technical training, etc. as well as the complexities of the customers’ operating environments such a the workflow of the veterinary hospital.

Education and Experience

• Vet Tech, Vet Nurse, Vet Assistant, or DVM with relevant veterinary practice experience required

• 5+ years of product or customer facing experience required

• Experience either managing customer technical or commercial support is essential

• Clear understanding of stages customer commercial and technical on-boarding

• Versed in both reference lab and in-house diagnostic technologies and their application to the routine veterinary practice preferred

Knowledge, Skills and Abilities

• Excellent project management skills: can prioritize multiple tasks and goals and ensure the timely, on-target and within- budget accomplishment of onboarding process.

• Good interpersonal, verbal communication and influencing skills; can influence without authority

• Strong written communication skills

• Good business presentation skills; is comfortable and effective when presenting to others, internally or externally

• Good negotiation skills: knows how to complete deliverables by working effectively with others internally and externally

• Good judgment and decision-making skills; knows how to make trade-off decisions while prioritizing ethics and efficacy

• Works well within teams and is effective in collaborating with others internally and externally

• Effectively resolves conflicts between individual needs and requirements of the organization

• Demonstrates the ability to analyze complex situations and proactively identify opportunities/issues; effectively solves problems that cross functional boundaries

Travel

Travel requirements could be up to 30% of the time with peaks and valleys throughout the year.

Working Conditions

Complete how the job gets done and the way it operates

The associate is regularly required to apply manual dexterity, including hand/wrist flexibility, for computer keyboarding. The associate frequently is required to sit for extended periods of time, stand, walk, and reach with hands and arms. The associate is frequently required to hear and speak in order to use the telephone, make presentations and communicate with people in an office or virtual environment. The associate is occasionally required to sit and stoop, bend, kneel, or crouch. The associate must occasionally lift and/or move up to 15 pounds.

The associate will primarily work in a typical office environment or a remote home office. The noise level in the work environment is usually moderate. The associate will be required to use a computer, spreadsheets, data base management, email, video conferencing and the Internet. The associate is frequently required to use a calculator; fax, copy machine, and phone system. The associate must occasionally use media equipment such as an overhead projector, PowerPoint, and Microsoft Teams. Environment where pets are present

Title : Coordonnateur(trice) de l’intégration des nouveaux clients – Soutien à la clientèle - Francophone. Onboarding Coordinator- French Speaking

VERSION FRANÇAISE

Nous comprenons que le monde que nous souhaitons pour demain commence par la manière dont nous faisons des affaires aujourd'hui, et c'est pourquoi nous sommes inspirés pour créer un meilleur monde pour les animaux de compagnie. Antech est composé d'une équipe diversifiée d'individus engagés dans la croissance et le développement mutuels. Notre culture est centrée sur notre philosophie directrice, Les Cinq Principes : Qualité, Responsabilité, Mutuellité, Efficacité et Liberté. Aujourd'hui, Antech façonne l'avenir de la santé des animaux de compagnie en tant que membre de Mars Science & Diagnostics, une entreprise familiale spécialisée dans les soins vétérinaires.

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Coordonnateur(trice) de l’intégration des nouveaux clients – Soutien à la clientèle

Type de travail : À distance

Le candidat doit résider dans l’État du Colorado ou Québec, Canada

Le candidat doit être bilingue français.

Rémunération cible : De CAD $ 26.39 $ à 32 $ l’heure

Chez Antech, les décisions relatives à la rémunération tiennent compte de plusieurs facteurs, notamment les compétences pertinentes pour le poste, l’expérience professionnelle, la formation scolaire et professionnelle, ainsi que le budget disponible.

Sommaire du poste

Le ou la coordonnateur(trice) de l’intégration des nouveaux clients – Soutien à la clientèle contribue à la réalisation de la vision du service à la clientèle d’Antech, qui repose sur un engagement indéfectible envers un soutien empathique, attentionné et de qualité en matière de diagnostic vétérinaire.

La personne titulaire du poste coordonne les activités d’intégration, d’installation et de formation destinées aux clients utilisant les services des laboratoires de référence ainsi que les solutions de diagnostic sur place.

Elle assure la coordination de l’acquisition et de la mise en service des nouveaux comptes clients, en collaboration avec l’équipe commerciale. Elle supervise également l’ensemble du processus d’intégration des nouveaux clients, notamment les visites préalables aux installations, les activités liées à la conclusion des ventes, l’installation technique des équipements, la mise en œuvre des solutions, la formation des utilisateurs et le développement des relations avec les clients après l’implantation.

Ce poste joue un rôle essentiel dans l’offre d’une expérience client optimale relativement aux produits et services de diagnostic en laboratoire de référence et aux solutions de diagnostic sur place.

Principales responsabilités

• Assurer la gestion de projet du processus d’intégration des nouveaux clients, en collaboration avec les spécialistes du soutien sur le terrain, les équipes des ventes, l’équipe d’intégration des logiciels de gestion de pratique vétérinaire (PIMS) et les services techniques, afin de garantir une expérience harmonieuse lors de l’installation et de la mise en service des solutions de diagnostic en laboratoire de référence et sur place.
• Agir à titre de coordonnateur(trice) principal(e) et veiller à ce que toutes les tâches relevant des différentes équipes soient réalisées et livrées dans les délais prévus.
• Coordonner la planification et la prise de rendez-vous pour l’intégration des clients des laboratoires de référence et l’installation des solutions de diagnostic sur place. Cela comprend notamment le suivi des commandes, la livraison ponctuelle des fournitures et des équipements, l’installation des appareils de diagnostic et la fermeture des dossiers d’intégration et d’installation.
• Agir comme principal point de contact auprès des clients et coordonner la mise en œuvre des projets d’installation de bout en bout, notamment les dates d’intégration, les activités d’intégration des systèmes PIMS, la planification des visites des spécialistes sur le terrain et les échéanciers de disponibilité des produits.
• Collaborer avec les ressources internes et externes afin de respecter les échéanciers établis.
• Assurer le suivi et l’évaluation de la satisfaction de la clientèle tout au long du processus d’intégration. Offrir un service à la clientèle de haut niveau afin de favoriser la fidélisation à long terme.
• Examiner les commandes de vente qui lui sont attribuées afin de vérifier les coordonnées des clients, les exigences relatives à la livraison des produits et l’exactitude des commandes.
• Assurer le suivi global des changements survenant en cours de processus et adapter la planification en conséquence, du premier contact jusqu’à l’achèvement du projet.
• Recueillir et compiler les renseignements préalables à l’installation nécessaires aux différentes étapes du projet. Signaler à l’équipe de direction et à l’équipe commerciale tout problème susceptible de compromettre la réussite de l’intégration d’un nouveau client.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de direction, l’équipe des ventes, les équipes de logistique et de transport, les spécialistes sur le terrain et les clients afin de s’assurer que tout est prêt le jour de l’installation.
• Tenir à jour le calendrier des installations, en y consignant toutes les activités des spécialistes sur le terrain, notamment les installations, les formations des clients, les appels de service et les périodes de vacances.
• Planifier les installations et les interventions de service de manière à réduire au minimum les frais de déplacement et d’hébergement de l’entreprise.
• Veiller à ce que toutes les données relatives aux installations et aux réparations soient consignées rapidement et avec exactitude dans le système de gestion de la relation client (CRM).
• Posséder une connaissance pratique des différentes fonctions qui interviennent dans le processus commercial d’une entreprise, notamment les ventes, les opérations (chaîne d’approvisionnement et traitement des commandes), le soutien technique sur le terrain et la formation technique. Comprendre également les particularités de l’environnement de travail des clients, notamment les processus opérationnels d’un établissement vétérinaire.

Formation et expérience

• Diplôme ou formation en techniques de santé animale, en soins infirmiers vétérinaires, en assistance vétérinaire ou en médecine vétérinaire (D.M.V.), accompagné d’une expérience pertinente en pratique vétérinaire : obligatoire .
• Au moins cinq ans d’expérience dans un poste axé sur les produits ou les relations avec la clientèle : obligatoire .
• Expérience essentielle en gestion du soutien technique ou commercial auprès de la clientèle.
• Bonne compréhension des différentes étapes du processus d’intégration commerciale et technique des clients.
• Connaissance des technologies de diagnostic utilisées en laboratoire de référence et sur place, ainsi que de leur application dans la pratique vétérinaire courante : un atout .

Connaissances, compétences et aptitudes

• Excellentes compétences en gestion de projet : capacité à établir les priorités parmi plusieurs tâches et objectifs, et à veiller à ce que le processus d’intégration soit réalisé dans les délais, conformément aux objectifs et dans les limites du budget.
• Excellentes aptitudes relationnelles et de communication orale : capacité à convaincre, à mobiliser les intervenants et à exercer une influence même sans autorité hiérarchique.
• Excellentes compétences en communication écrite.
• Bonnes aptitudes en présentation professionnelle : aisance et efficacité lors de présentations auprès d’intervenants internes et externes.
• Bonnes compétences en négociation : capacité à mener les livrables à terme grâce à une collaboration efficace avec les partenaires internes et externes.
• Bon jugement et solides capacités de prise de décision : aptitude à évaluer les compromis nécessaires tout en accordant la priorité à l’éthique et à l’efficacité.
• Esprit d’équipe et collaboration : capacité à travailler efficacement avec différents intervenants, tant à l’interne qu’à l’externe.
• Capacité à résoudre efficacement les conflits entre les besoins individuels et les exigences de l’organisation.
• Capacité à analyser des situations complexes, à repérer de manière proactive les possibilités d’amélioration et les problèmes potentiels, et à résoudre efficacement les enjeux qui touchent plusieurs fonctions de l’entreprise.

Déplacements professionnels

Des déplacements pouvant représenter jusqu’à 30 % du temps de travail sont requis. Leur fréquence peut varier au cours de l’année, avec des périodes plus ou moins chargées.

Conditions de travail

Exigences physiques et environnement de travail

La personne titulaire du poste doit régulièrement faire preuve de dextérité manuelle, notamment de souplesse au niveau des mains et des poignets, pour utiliser un clavier d’ordinateur.

Elle doit fréquemment demeurer en position assise pendant de longues périodes, se tenir debout, marcher et tendre les bras. Elle doit également être en mesure d’entendre et de parler afin d’utiliser le téléphone, de faire des présentations et de communiquer avec différentes personnes dans un environnement de bureau ou virtuel.

À l’occasion, elle peut être appelée à s’asseoir, à se pencher, à s’agenouiller ou à s’accroupir. Elle doit également pouvoir soulever et déplacer occasionnellement des charges pouvant atteindre 15 livres (environ 6,8 kg).

Le travail s’effectue principalement dans un environnement de bureau traditionnel ou dans un bureau à domicile aménagé pour le télétravail. Le niveau sonore est généralement modéré.

La personne doit utiliser régulièrement un ordinateur, des tableurs, des bases de données, le courrier électronique, des outils de vidéoconférence et Internet. Elle doit également utiliser fréquemment une calculatrice, un télécopieur, un photocopieur et un système téléphonique. À l’occasion, elle peut être amenée à utiliser du matériel de présentation, notamment un projecteur, PowerPoint et Microsoft Teams.

L’environnement de travail peut comprendre la présence d’animaux de compagnie.

About Antech

Antech is a leader in veterinary diagnostics, driven by our passion for innovation that delivers better animal health outcomes. Our products and services span 90+ reference laboratories around the globe; in-house diagnostic laboratory instruments and consumables, including rapid assay diagnostic products and digital cytology services; local and cloud-based data services; practice information management software and related software and support; veterinary imaging and technology; veterinary professional education and training; and board-certified specialist support services.

Benefits

Antech offers an industry competitive benefits package and continues to invest in and evolve benefits programs that meet the health, wellness and financial needs of our associates.

Benefits eligiblity is based on employment status.

• Paid Time Off & Holidays

• Medical, Dental, Vision (Multiple Plans Available)

• Basic Life (Company Paid) & Supplemental Life

• Short and Long Term Disability (Company Paid)

• Flexible Spending Accounts/Health Savings Accounts

• Paid Parental Leave

• 401(k) with company match

• Tuition/Continuing Education Reimbursement

• Life Assistance Program

• Pet Care Discounts

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