Purchasing Administrative Assistant

Position Summary 

The Purchasing Administrative Assistant supports the procurement function within a mechanical 

contracting company by coordinating purchasing activities, maintaining accurate records, and 

ensuring timely delivery of materials and services. This role plays a critical part in supporting 

project timelines by assisting with vendor communication, purchase order processing, and 

documentation related to mechanical construction projects (e.g., HVAC, plumbing, piping 

systems).

Key Responsibilities 

• Assist in creating, issuing, and tracking purchase orders for materials and equipment. 

• Maintain and update vendor databases, pricing lists, and procurement records. 

• Communicate with vendors to obtain pricing, availability, and delivery timelines. 

• Track material deliveries to ensure alignment with project schedules and site 

requirements. 

• Coordinate with project managers, estimators, and field personnel to understand job

specific material needs. 

• Review purchase requisitions for accuracy and completeness prior to order placement. 

• Resolve discrepancies related to invoices, deliveries, or damaged materials. 

• Assist in negotiating pricing or identifying cost-saving opportunities when applicable. 

• Maintain organized electronic and physical filing systems for purchase orders, contracts, 

and vendor documentation. 

• Support inventory tracking and coordination with warehouse or job site logistics. 

• Generate procurement reports and assist in budget tracking for projects. 

• Ensure compliance with company policies, safety standards, and contractual 

requirements. 

FLSA – Non-Exempt   

Qualifications 

• High school diploma or equivalent required; associate or bachelor’s degree in business, construction management, or related field preferred. 

• 1–3 years of administrative or purchasing experience, preferably in construction or mechanical contracting. 

• Familiarity with construction materials (HVAC, plumbing, piping, fittings, etc.) is a plus. 

• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Outlook, Word) and purchasing or ERP software. 

• Strong organizational skills with high attention to detail. 

• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced, project-driven environment. 

• Effective communication and interpersonal skills. 

• Basic understanding of construction project workflows and terminology preferred. 

• Problem-solving mindset with ability to handle vendor or delivery issues proactively. 

Key Performance Indicators (KPIs)  

• Purchase Order Accuracy Rate: Percentage of error-free purchase orders issued. 

• On-Time Material Delivery Rate: Alignment of deliveries with project schedules. 

• Cycle Time for PO Processing: Speed from requisition to issued purchase order. 

• Invoice Discrepancy Rate: Number of billing issues or mismatches resolved. 

• Vendor Response Time: Efficiency in obtaining quotes and confirmations. 

• Cost Efficiency: Contribution to savings through price comparisons or vendor sourcing. 

• Document Organization & Compliance: Accuracy and completeness of procurement 

records.

Work Environment 

• Primarily office-based within a construction or corporate office setting. 

• Frequent coordination with field personnel, warehouses, and job sites. 

• May require occasional site visits to understand material needs and logistics. 

• Fast-paced environment driven by construction project timelines and deadlines. 

• Standard business hours with occasional extended hours depending on project demands. 

• Collaborative team environment involving operations, project management, and 

accounting teams.

PI1c24ff4aaeee-37344-41695965