Office Manager:in

So stellen Sie eine:n Office Manager:in für Ihr KMU ein Bevor Sie die Stellenausschreibung schreiben, klären Sie drei Fragen. Sie bestimmen, welches Profil Sie wirklich brauchen, und vermeiden die häufigsten Scope-Fehler in deutschen KMUs. Frage 1: Office Manager:in, Assistenz der Geschäftsführung oder Personalreferent:in? Die drei Rollen überschneiden sich teilweise, sind aber nicht gleichwertig. Die Assistenz der Geschäftsführung bedient eine oder zwei Personen (CEO, COO) mit Kalender, Reisen und Post. Die:der Personalreferent:in deckt Arbeitsrecht, Recruiting, Lohnabrechnung, Mitarbeitergespräche und Beziehungen zum Betriebsrat ab. Die:der Office Manager:in steuert das Office für das gesamte Unternehmen: Lieferanten, Räume, allgemeine Verwaltung, Reisekosten, interne Events, logistisches Onboarding, oft mit einem HR-Erstkontakt in KMUs unter 50 Mitarbeitenden. Die drei in einer Anzeige zu vermischen zieht schlecht passende Bewerbungen an und kostet Zeit. Präzisieren Sie die Funktion schon im Titel: Office Manager:in (m/w/d), nicht polyvalentes Profil Verwaltung und HR, was nichts aussagt. Frage 2: Welcher genaue Scope? Im KMU variiert der Scope einer:eines Office Manager:in erheblich: reine Office-Steuerung, mit oder ohne HR-Erstkontakt, mit oder ohne Lohnvorbereitung, mit oder ohne intensive Eventorganisation. Listen Sie die abgedeckten Themen explizit in der Anzeige auf. Eine:n Office Manager:in ohne HR-Erfahrung braucht 3-6 Monate Begleitung, wenn dieser Anteil zu tragen ist ; ein polyvalentes Profil erwartet abwechslungsreiche Themen und langweilt sich schnell in reiner Verwaltung. Frage 3: Welche Teamgröße ist zu bedienen? Eine:n Office Manager:in, die:der 15 Mitarbeitende bedient hat, arbeitet anders als jemand, der:die 80 bedient hat. Rituale, Kadenz, Prozess-Strukturierung und Lieferantensteuerung unterscheiden sich. Suchen Sie ein Profil, dessen vorherige Teamgröße höchstens 2× kleiner oder größer als Ihre ist ; größere Abstände erfordern echte Neuanpassung. Im deutschen KMU mit 20-100 Mitarbeitenden rechtfertigt sich die Vollzeitstelle ab 25-30 Mitarbeitenden ; darunter reichen eine:n Assistenz der Geschäftsführung oder eine:n fraktionierte:n Office Manager:in. Konvergieren die drei Antworten zu einer:einem Vollzeit-Office-Manager:in für ein KMU von 20-100 Mitarbeitenden (und nicht zu einer Assistenz der Geschäftsführung oder einer:einem Personalreferent:in), gehen Sie zum Anzeigen-Modell weiter unten. Office Manager:in (m/w/d) im deutschen KMU [Firmenname] , KMU [Branche] mit Sitz in [Stadt] , [X] Mitarbeitende, [X] M€ Umsatz, sucht eine:n Office Manager:in zur Steuerung des gesamten Office-Bereichs und zur Übernahme des HR-Erstkontakts. Ihre Aufgabe Als Office Manager:in steuern Sie den Office-Bereich für [20-100] Mitarbeitende: Lieferanten, Räume, allgemeine Verwaltung, Reisekosten, interne Events, logistisches Onboarding. [Falls anwendbar] Sie tragen den HR-Erstkontakt vor der Einstellung einer:eines Personalreferent:in. Sie berichten an die [Geschäftsführung / DAF / COO] . Hauptverantwortlichkeiten Steuerung der Office-Lieferanten: Räume, Reinigung, Telekom, IT, Verpflegung, Events. Audit bestehender Verträge, Neuverhandlung von Verlängerungen, Auswahl neuer Anbieter. Verwaltung der Reisekosten über [Circula / Spendesk / Pleo / Mooncard] : Freigabe, Belegkontrolle, monatlicher Erstattungslauf. Empfang und logistisches Onboarding neuer Mitarbeitender: Material vor T0 bestellt, persönlicher Empfang, Begrüßungs-Set, Check-in an T+3 und T+7. Organisation interner Events: [4-6] Events pro Jahr (Offsites, Sommerfest, Jahresabschluss, All-hands), von der Standortwahl bis zur logistischen Koordination. [Falls anwendbar] HR-Erstkontakt im KMU: Anmeldungen Sozialversicherung, Mitgliedschaften Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, Personalakten, Urlaubsverfolgung, Organisation arbeitsmedizinischer Vorsorge, Abstimmung mit dem Steuerberater zur Lohnabrechnung. Pflege des Kalenders wiederkehrender administrativer Pflichten (Vertragsverlängerungen, Meldungen, gesetzliche Aushänge) und rechtzeitige Warnung bei Fristen. Aufbau und Verbreitung der Office-Prozeduren (Reisekosten, Onboarding, Events, Einkauf), um die individuelle Abhängigkeit zu reduzieren. Unverzichtbar : 3-7 Jahre Erfahrung in Office Management oder einer vergleichbaren Rolle in einem KMU mit [20-100] Mitarbeitenden ; Beherrschung mindestens eines modernen Reisekosten-Tools (Circula, Spendesk, Pleo, Mooncard) ; Fähigkeit, ein Rahmen-Projekt zu führen (Umzug, Lieferanten-Audit, erstes Event für 60+). Wünschenswert : Erfahrung im HR-Erstkontakt im KMU (Sozialversicherung, Krankenkasse, Personalakten) ; Vertrautheit mit einem HR-Light-Tool (Personio, HRWorks, Factorial) ; Erfahrung in einem schnell wachsenden Scale-up ; operative Beherrschung von Notion oder Confluence für Dokumentenmanagement. Disqualifizierend : keine eigenständige Lieferantensteuerung in der Vergangenheit ; Ablehnung moderner Tools (Reisekosten, HR-Light, Dokumentenmanagement) ; reine Ausführungs-Haltung ohne Fähigkeit, der Geschäftsführung Nein zu sagen ; Instabilität (mehrere 12-Monats-Stationen hintereinander). Was wir bieten Bruttojahresvergütung: Fix [35-52] k€ nach Erfahrung und Scope. Kein struktureller Variabel-Anteil ; [ggf. 13. Monatsgehalt, Erfolgsbeteiligung oder einfache Bonusregelung je nach Unternehmenspraxis] . Modell: [Vollzeit, hybrid 2-3 Tage / Woche vor Ort, Basis in Stadt] . Benefits: [betriebliche Altersvorsorge, Job-Ticket oder Fahrrad-Leasing, Essenszuschuss, Urlaubstage, Homeoffice-Policy, Weiterbildungsbudget] . Stack: [Reisekosten-Tool, HR-Light-Tool falls anwendbar, ERP/Buchhaltung, Dokumentenmanagement] . Gehaltsband Festgehalt, brutto pro Jahr Bruttofixgehalt pro Jahr für eine:n Office Manager:in mit 3-7 Jahren Erfahrung in einem deutschen KMU (20-100 Mitarbeitende). München, Frankfurt und Hamburg ziehen die Bandbreite um 10-15% nach oben; ländliche Regionen sowie der Osten ziehen sie um 5-10% nach unten. Profile, die einen erweiterten HR-Anteil tragen (Onboarding, Lohnvorbereitung, einfache arbeitsrechtliche Themen) oder einen erweiterten Office-Anteil (Multi-Site, intensive Eventorganisation) tragen, liegen am oberen Ende. Die Rolle hat keinen strukturellen Variabel-Anteil; einzelne KMUs zahlen ein 13. Monatsgehalt oder eine einfache Erfolgsbeteiligung. #J-18808-Ljbffr Join