Asistente administrativo

VIGENCIA DE LA POSICIÓN: El Asistente Administrativo sirve como punto de contacto principal para estudiantes, futuros estudiantes, visitantes, empleados y llamados, y es responsable de crear una primera impresión acogedora, profesional y positiva del Western Technical College. El puesto gestiona las actividades de la recepción y el front desk, proporciona un servicio al cliente excepcional, realiza funciones administrativas y de oficina, y brinda apoyo al Presidente del Campus y a otros departamentos según lo asignado. FUNCIONES ESENCIALES: Proporcionar un servicio al cliente excepcional y crear constantemente una experiencia acogedora, profesional y positiva para estudiantes, futuros estudiantes, empleados, visitantes y llamados. Recibir y asistir a los visitantes de manera amigable y profesional, determinar el propósito de su visita y dirigirlos al individuo o departamento apropiado. Responder, filtrar, dirigir y contestar llamadas telefónicas entrantes de manera oportuna, cortés y profesional. Mantener un front desk y un área de recepción organizada, profesional y acogedora. Operar equipos de oficina estándar y reportar rápidamente problemas de equipos al individuo apropiado. Preparar el correo saliente y recibir, clasificar y distribuir el correo entrante y las entregas. Completar y enviar solicitudes de Verificación de Inscripción (VOE) de estudiantes, excluyendo BSN, de acuerdo con los procedimientos establecidos. Asistir al Presidente del Campus con funciones administrativas, incluyendo preparación para auditorías, ceremonias de graduación y otras actividades del campus. Verificar que los documentos de orientación estudiantil requeridos estén completados y cargados adecuadamente en el Sistema de Información Estudiantil (SIS) después de cada inicio. Compilar, revisar y distribuir informes diarios requeridos a los destinatarios designados. Administrar evaluaciones autorizadas, incluyendo pruebas de escritura, Wonderlic y TABE, y servir como examinador de respaldo para el centro de pruebas Pearson VUE según sea necesario. Aceptar pagos estudiantiles autorizados, emitir recibos y asegurar que los fondos y la documentación relacionada se manejen de acuerdo con los procedimientos establecidos. Iniciar y procesar solicitudes de diplomas, certificados y transcripciones de acuerdo con los procedimientos establecidos. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información estudiantil, de empleados, financiera, de pruebas y de la institución. Realizar otras tareas asignadas. EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y OTROS REQUISITOS: Diploma de escuela secundaria o equivalente requerido. Mínimo de un año de experiencia administrativa, de oficina, de recepción o de servicio al cliente preferido. Experiencia trabajando en un entorno educativo, de oficina profesional o de atención al cliente preferido. Experiencia manejando pagos, manteniendo registros o trabajando con información confidencial preferido. Bilingüe en inglés y español es preferido. Capacidad de trabajar un horario flexible según sea necesario para apoyar las operaciones del campus, las pruebas, las ceremonias de graduación y otras actividades del Colegio. Capacidad de usar un dispositivo móvil para la autenticación multifactor (MFA) requerida. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y CAPACIDADES REQUERIDOS: Habilidades excepcionales de servicio al cliente con una demostrada capacidad para interactuar constantemente con estudiantes, futuros estudiantes, empleados, visitantes y el público de manera acogedora, cortés, profesional y útil. Capacidad de mantener una actitud profesional, accesible y orientada al servicio, incluso durante períodos de alta actividad, interrupciones frecuentes o interacciones desafiantes. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, incluyendo etiqueta telefónica profesional y la capacidad de comunicarse claramente y eficazmente con audiencias diversas. Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo con la capacidad de priorizar múltiples responsabilidades y responder eficazmente a interrupciones frecuentes y cambios de prioridad. Fuerte atención al detalle y capacidad para mantener registros, informes y documentación precisos. Capacidad de ejercer un juicio sólido, usar discreción y mantener la confidencialidad al manejar información sensible. Capacidad de seguir procedimientos establecidos al manejar registros estudiantiles, pagos, materiales de prueba y otra información institucional. Competencia en aplicaciones de Microsoft Office y capacidad para aprender el Sistema de Información Estudiantil del Colegio y otro software institucional. Capacidad de operar eficazmente equipos de oficina estándar, incluyendo computadoras, sistemas telefónicos multilínea, impresoras, fotocopiadoras y escáneres. Capacidad de establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas con estudiantes, futuros estudiantes, empleados, proveedores, visitantes y el público. Capacidad de trabajar de forma independiente con la dirección apropiada y colaborar con empleados de diferentes departamentos. Capacidad y voluntad de cumplir con las políticas y procedimientos del Colegio y los requisitos federales, estatales y regulatorios aplicables. MEDIO DE TRABAJO: Esta posición opera principalmente en un entorno de oficina y recepción profesional y utiliza rutinariamente equipos de oficina estándar, incluyendo computadoras, teléfonos, impresoras, fotocopiadoras, escáneres y otra tecnología de oficina. La posición implica una interacción frecuente con estudiantes, futuros estudiantes, empleados, visitantes, proveedores y el público y puede experimentar interrupciones frecuentes durante el día laboral. El empleado puede ocasionalmente requerir moverse por el campus o viajar entre ubicaciones del Colegio para realizar las responsabilidades asignadas. El nivel de ruido en el entorno de trabajo es generalmente tranquilo a moderado pero puede aumentar ocasionalmente debido a la actividad estudiantil, de visitantes o del campus. REQUISITOS FÍSICOS: Los requisitos físicos descritos aquí son representativos de los necesarios para realizar con éxito las funciones esenciales de esta posición, con o sin adaptación razonable. El puesto requiere períodos prolongados de sentarse y trabajar en una computadora o en el front desk, así como el uso frecuente de manos y dedos para operar una computadora, teclado, teléfono y otros equipos de oficina. El empleado debe ser capaz de comunicar y intercambiar información efectivamente en persona, por teléfono y electrónicamente, y frecuentemente revisar información presentada en pantallas de computadora y en documentos impresos. El puesto requiere periódicamente estar de pie y caminar por el lugar de trabajo para ayudar a los visitantes, distribuir materiales, recuperar registros o realizar otras tareas asignadas, y puede ocasionalmente requerir inclinarse, alcanzar y agacharse para acceder a archivos, suministros y equipos de oficina. El empleado también debe ser capaz de ocasionalmente levantar, transportar, empujar o mover artículos que pesen hasta 20 libras, como archivos, suministros de oficina, paquetes o materiales de prueba. #J-18808-Ljbffr El Paso Trade School Inc