Clinical Services Coordinator

Job Description

Job Description

Ubicación: Guaynabo, PR

El Clinical Services Coordinator es responsable de brindar apoyo administrativo y operacional al proceso de referido, admisión, coordinación y seguimiento de pacientes que reciben servicios de infusión en el hogar a través de Alivia Infusion Services. La posición sirve como punto de apoyo central entre el personal clínico, pacientes y/o familiares, médicos y oficinas de proveedores, planes médicos, redes, farmacia y demás áreas relacionadas con el proceso de admisión y coordinación de servicios.

Será responsable de recibir referidos y órdenes médicas ya previamente manejados por el personal de farmacia, registrar pacientes en los sistemas correspondientes, validar información demográfica y administrativa, verificar fechas y vigencia de autorizaciones, organizar y mantener la documentación del expediente, coordinar actividades administrativas relacionadas con el scheduling de los servicios y completar las notificaciones de admisión requeridas. El propósito principal de la posición es contribuir a que cada referido sea procesado de manera oportuna, completa, precisa y conforme a los estándares operacionales y regulatorios establecidos, facilitando una transición eficiente del paciente hacia los servicios de infusión en el hogar.

Responsabilidades:

• Recibir, revisar órdenes médicas, referidos, autorizaciones y documentación relacionada con pacientes referidos a Alivia Infusion Services de parte del equipo de farmacia.
• Identificar la procedencia del referido y canalizarlo al supervisor, región, agencia correspondiente.
• Verificar que la información del médico prescriptor y otros proveedores relacionados esté completa y correcta.
• Revisar la documentación de autorización recibida y validar que las fechas de vigencia, período autorizado y demás información administrativa correspondan al servicio solicitado.
• Identificar discrepancias, autorizaciones vencidas o información incompleta y escalarlas oportunamente al personal correspondiente.
• Validar fecha de admisión de paciente de acuerdo con la fecha estipulada por el Supervisor Clínico y de no ser admitido el paciente según la proyección notifica a este para que pueda Validar la razón y documente el comunicación note de la justificación del retraso en AXXESS y en el Log de referidos.
• Preparar, organizar y mantener la documentación administrativa necesaria para el proceso de admisión.
• Apoyar la coordinación administrativa del calendario de servicios de los pacientes de Alivia Infusion Services de ser requerido.
• Confirmar con pacientes y/o familiares la información administrativa relacionada con visitas o servicios programados cuando corresponda.
• Atender llamadas de pacientes, familiares, oficinas médicas, proveedores y otras partes relacionadas de manera cordial y profesional.
• Dar seguimiento a solicitudes administrativas y canalizar asuntos clínicos al profesional correspondiente.
• Mantener los expedientes administrativos organizados, actualizados y disponibles de acuerdo con las políticas de AIS.
• Preparar informes relacionados con referidos, admisiones, autorizaciones, programación de servicios, notificaciones y otros indicadores operacionales.
• Cumplir con todas las políticas, procedimientos, normas y estándares establecidos por Alivia Infusion Services y Alivia Health.
• Mantener estricta confidencialidad de la información del paciente y cumplir con los requisitos aplicables de HIPAA, privacidad y seguridad de información protegida de salud (PHI).

Requisitos:

• Grado Asociado o estudios universitarios en Administración de Oficinas, Secretarial Médico, Administración de Servicios de Salud o disciplina relacionada, preferido. 
• Mínimo de uno (1) a tres (3) años de experiencia en agencias de servicios de salud en el hogar, home infusion , home health , oficina médica u otro entorno de servicios de salud, desempeñando funciones como Secretarial Médico, Asistente Administrativo(a), Intake Coordinator, Patient Services Representative o posición similar. 
• Experiencia en recepción y procesamiento de referidos, entrada de datos, manejo de expedientes de pacientes y documentación médico-administrativa. 
• Conocimiento básico de procesos de autorizaciones de planes médicos, información demográfica del paciente y coordinación administrativa de servicios. 
• Dominio de sistemas computadorizados y Microsoft Office, incluyendo Outlook, Word y Excel. 
• Conocimiento de los principios de HIPAA, confidencialidad y manejo de Protected Health Information (PHI). 

***Patrono con Igualdad de Oportunidades de Empleo M/H/V/I***