Office Management / Staff Officer - L3 - HDN-OMSO-0002

Job Description

Job Description

PD 4: Office Management/Staff Officer – Skill Level 3 – HDN (NGA-W) 

 Duties Include: 

• Provide services as a focal point for foreign language and related testing. 
• Administer and proctor testing. 
• Ensure proper safeguarding of data, assistance in the accountability and maintenance of the NGA Language Lab and testing room equipment, 
• Update PeopleSoft records on all individuals who take the Defense Language Proficiency Test (DLPT), Oral Proficiency Interview (OPI), or DoD approved foreign language tests. 
• Administer the DLPT for eligible employees, to include federal civilian employees, military personnel, and contractors, if applicable. 
• Schedule the OPI with the Defense Language Institute, when applicable 
• Complete personnel action requests (PARs) for individuals who qualify for foreign language proficiency pay. 
• Collaborate with the other members of HDN and coordinate and collaborate with NGA Directorates and Offices to ensure the NGA foreign language-testing program meets their requirements. 
• Support HDN administration of processes for: 
• Submission of PAR after receipt of test results, where applicable 
• Updating PeopleSoft records 
• Maintaining schedules to complete office suspense 
• Documenting reasons for delay and updating schedules 
• Marketing endeavors include regular updating training announcements to webpage, in-person attendance at NGA sponsored events (NST Conferences, New Employee Orientation, Deployer Conferences, and other briefings/office related meetings). 
• Back-up for NGA West for course facilitation to include escorting instructors, receiving, and distributing materials. 
• Responsible for regularly updating HDN’s website and correlative training links. 
• Roundtable Culture and Language Exchange Program (RCLEP) to include maintaining the Wiki’s and blogs and developing collaborative site for each group. 
• Serve as HDN’s point of contact for the NAVIGATE NGA New Employee Orientation will collaborate with NAVIGATE staff to ensure HDNP programs are presented to new employees 
• Responsible for maintaining HDNP’s English enhancement webpage 
• Support HDN efforts concerning the NGA Human Geography efforts. 
• Collaborate with members of NGA, DoD, and the IC on response to taskers, to include data calls metrics, corporate communications, business process improvement, strategic planning, and CONOPs 

Required Skills: 

• Minimum 6 months demonstrated experience using DTS. 
• Minimum 12 demonstrated experience tracking and managing formal taskers. 
• Minimum 6 months demonstrated experience using SharePoint 

Desired Skills: 

• Level 1 proficiency in a foreign language in accordance with the Defense Language Proficiency Test (DLPT) 
• Familiarization with Human Language Technology tools such as Mango, SOFTS, Foreign Language Play-Away, GLOSS, etc.