Asistente administrativa y gestora de casos

Beneficios: 401(k) Seguro dental Seguro médico Tiempo libre remunerado Propósito/Resumen del puesto El Asistente Administrativo en el Centro de Bienestar Indígena Sacred Path desempeña un papel crucial proporcionando apoyo administrativo y organizativo para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones de la agencia. Este puesto implica asistir en diversas tareas administrativas, mantener registros, coordinar la comunicación y contribuir al funcionamiento eficiente de los programas y servicios de la agencia. Son responsables de las compras/distribución de tarjetas regalo, de garantizar la entrega puntual de las hojas de horas/facturas, y de hacer el seguimiento de las compras y documentación con tarjeta de crédito. Apoyan los programas en el cumplimiento de los requisitos de la fuente de financiación (por ejemplo, mantenimiento de bases de datos, preparación de solicitudes/informes, seguimiento de la información requerida, establecimiento de calendarios) y mantienen informados al Gestor del Centro de Recursos y al CEO sobre cualquier problema. El Asistente Administrativo presta asistencia al Responsable del Centro de Recursos, al CEO y a algunos miembros selectos del equipo. Debe estar en el cargo, salvo que su supervisor o CEO lo indique lo contrario. La responsabilidad principal de un gestor de casos en el puesto es proporcionar apoyo y asistencia a las personas que reciben servicios en Sacred Path. Los gestores de casos desempeñan un papel crucial ayudando a los clientes a acceder a los recursos y servicios que necesitan para mejorar su bienestar y calidad de vida en general. Los gestores de casos colaboran con otros miembros de equipos de tratamiento multidisciplinares para desarrollar planes que respondan a las necesidades específicas del cliente. (por ejemplo, salud mental, consumo de sustancias, social, financiera, académica, ocupacional, médica, cultural). El puesto implica proporcionar vínculos, recursos, transporte, defensa y otras formas de apoyo. Deberes y responsabilidades esenciales Ayudar en tareas administrativas diarias como la introducción de datos, la preparación de documentos y registro Asiste a reuniones y toma notas Configurar y mantener calendarios Mantener bases de datos y enviar informes para cumplir con los requisitos contractuales Registra a tus clientes en Sacred Path e inscríbelos en el Centro de Recursos Familiares Apoyar el funcionamiento y la operación del Centro de Guardería Gestionar el proceso de compra y distribución de tarjetas regalo, así como otras compras del programa Ayudar en la planificación logística y coordinación de eventos, talleres y sesiones de formación de la agencia Ayuda con la preparación de alimentos o recogida para eventos, montar y limpiar para talleres o eventos cuando sea necesario Ayuda a preparar materiales (por ejemplo, folletos, hojas de registro), monta los espacios y proporciona apoyo in situ durante los eventos Mantener la comunicación con el personal interno para facilitar el funcionamiento fluido Asiste a actividades de divulgación/talleres/eventos según sea necesario Programa reuniones por Zoom Ayudar en la coordinación del equipamiento de oficina, el mantenimiento y las reparaciones Ayudar en la tramitación de facturas y reembolsos; seguimiento de los gastos y mantenimiento de registros financieros precisos Maneja con discreción la información sensible de clientes y personal y mantén una estricta confidencialidad Garantizar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y normativas pertinentes de la agencia Mantén bien informados al Supervisor/Gerente de Operaciones y al CEO sobre actividades, problemas pendientes y posibles problemas Completa las tareas antes de la fecha límite y trabaja con el equipo para alcanzar los objetivos Puede ser necesario trabajar ocasionalmente por la tarde o los fines de semana Apoyar la coordinación, planificación y compras relacionadas con eventos anuales como powwows, etc. Gestión de la oficina in situ: coordinar y abordar cualquier problema relacionado con el lugar (por ejemplo, trabajar con la gestión de la propiedad del edificio), tareas de recepción, inventario de recursos de oficina, ayuda en el desarrollo de procedimientos de oficina, colaboración y apoyo para todos los programas, asegurando que la oficina esté lista para las actividades y programas diarios Otras tareas, según se asignen o se requieran, para cumplir la misión del Camino Sagrado Experiencia y cualificaciones Mínimo 3 años de experiencia en puestos administrativos o gestión de oficinas Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, Zoom Sólidas habilidades organizativas con atención al detalle y precisión Capacidad para escribir al menos 30 palabras por minuto Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales Capaz de gestionar múltiples tareas, priorizar eficazmente y usar un buen juicio Planificador proactivo y dispuesto a aprender nuevas habilidades Experiencia gestionando bases de datos y evaluaciones Capaz de trabajar de forma independiente y en equipo de manera profesional y eficiente Demandas mentales: Existen varios plazos asociados a este puesto. El empleado también debe realizar varias tareas a la vez e interactuar con muchas personas en una variedad de temas. Expectativas de rendimiento Mantener la ética profesional y la confidencialidad al tratar información sensible y mantener la privacidad del cliente Cumplir con todas las políticas, procedimientos y normativas pertinentes, asegurando el cumplimiento de los estándares y mejores prácticas de la industria sanitaria y de servicios sociales Comunicar de manera honesta, fiable y fiable con clientes, empleados y proveedores, teniendo en cuenta el objetivo principal de la atención y seguridad al cliente Poseer conciencia y sensibilidad cultural Demostrar competencia en las funciones y responsabilidades esenciales, cumpliendo o superando consistentemente los objetivos de rendimiento y los estándares de calidad Sé proactivo anticipando los desafíos y llevar los problemas al CEO/Supervisores lo antes posible Posiblemente sea necesario celebrar eventos Otros requisitos Elegible para trabajar en Estados Unidos Autorización de huellas dactilares aprobada Conservar los resultados negativos anuales de la prueba de tuberculosis Superar un test de drogas tras la oferta Poseer y mantener un vehículo fiable, carné de conducir válido en California y seguro de coche activo Disponible para trabajar por las tardes y fines de semana, según sea necesario Dispuesto a viajar, según sea necesario #J-18808-Ljbffr Sacred Path Indigenous Wellness Center