Coordinador Administrativo

Job Description

Job Description

Coordinador Administrativo (Bilingüe – Inglés/Español)

Ubicación: Irvine, CA
Empresa: CMS, una división de Scopes Facility Services
Tipo de empleo: Tiempo completo

Acerca del puesto

El Coordinador Administrativo desempeña un papel crucial para garantizar el funcionamiento fluido, eficiente y profesional de la oficina, proporcionando un apoyo administrativo integral a la gerencia y al personal. Este puesto requiere una persona altamente organizada, proactiva y confiable, capaz de gestionar múltiples prioridades, anticipar necesidades, coordinar solicitudes y mantener un alto nivel de profesionalismo.

Esta es una posición de ritmo rápido que requiere la capacidad de adaptarse rápidamente y mantenerse organizado mientras se manejan interrupciones frecuentes y solicitudes cambiantes. El candidato ideal es alguien dispuesto a aprender, cómodo haciendo preguntas, receptivo a la retroalimentación y proactivo en encontrar maneras de brindar apoyo. El éxito en este rol requiere buen juicio, atención al detalle, iniciativa, profesionalismo y la capacidad de trabajar en colaboración con personas de todos los niveles.

Esta posición requiere estar en la oficina durante el horario laboral regular. El horario típico es de 9:00 AM a 6:00 PM, de lunes a viernes .

Calificaciones Mínimas

• Se requiere diploma de escuela secundaria o equivalente; se prefiere título de asociado o superior.
• Fuertes habilidades organizativas con la capacidad de realizar múltiples tareas, establecer prioridades y cumplir con los plazos.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Fuerte atención al detalle y seguimiento.
• Capacidad para mantener la confidencialidad y ejercer buen juicio al manejar información sensible.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y también funcionar como miembro colaborativo del equipo.
• Demostrada disposición para aprender nuevos procesos, sistemas y responsabilidades.

Calificaciones Preferidas

• Bilingüe (inglés/español)
• Experiencia en un puesto administrativo, de coordinación de oficina o de apoyo administrativo.
• Experiencia gestionando múltiples cuentas, clientes, proveedores o departamentos internos.
• Conocimiento en limpieza, instalaciones, mantenimiento o industrias relacionadas con servicios.
• Conocimiento de la gestión de registros y prácticas de confidencialidad.
• Dominio de Microsoft Office Suite, incluyendo Word, Excel, Outlook y PowerPoint.
• Experiencia con la gestión de calendarios y herramientas corporativas de programación.

Responsabilidades:

Soporte Administrativo

• Brindar apoyo administrativo diario a la gerencia.
• Gestionar y mantener calendarios, citas, reuniones y prioridades en competencia.
• Anticipar necesidades y asistir proactivamente con los elementos de seguimiento, la programación, la documentación y las comunicaciones.
• Realizar el seguimiento y coordinar las solicitudes de gestión para asegurar que las tareas se completen de manera precisa y a tiempo.
• Prepare documentos, correspondencia, informes, hojas de cálculo y otros materiales según se solicite.
• Asistir con proyectos especiales y otras iniciativas administrativas según se asignen.
• Mantenga un ambiente profesional y organizado que permita a la gerencia y al personal trabajar de manera eficiente.

Operaciones de Oficina

• Pedir suministros de oficina y mantener un stock adecuado de materiales esenciales.
• Coordinar el mantenimiento, reparaciones, citas de servicio y visitas de vehículos y equipos.
• Ocasionalmente realizar diligencias relacionadas con el negocio y tareas fuera del sitio según sea necesario, lo que puede requerir conducir un vehículo de la empresa o un vehículo personal en nombre de la organización. Debe estar dispuesto y ser capaz de conducir por motivos de trabajo y mantener una licencia de conducir válida y el seguro requerido.
• Enviar, rastrear y dar seguimiento a órdenes de trabajo y solicitudes de servicio de oficina.
• Mantener organizados los registros de la oficina, archivos, suministros, equipos y recursos compartidos.
• Ayudar con la coordinación de las necesidades del espacio de trabajo y otras actividades operativas.
• Identificar oportunidades para mejorar los procesos, la organización y la eficiencia de la oficina.

Programación y Coordinación

• Coordinar calendarios, reuniones, citas, llamadas de conferencia y eventos internos.
• Programar y preparar las salas de reuniones, incluyendo la coordinación de tecnología, materiales, agendas y refrigerios cuando sea necesario.
• Monitoree los horarios de las órdenes de trabajo para detectar conflictos y comunique de manera proactiva los cambios o posibles problemas.

Comunicación y Gestión de Relaciones

• Gestionar sistemas telefónicos, filtrar y dirigir llamadas, y responder a consultas de manera profesional.
• Redactar, corregir y distribuir correspondencia, correos electrónicos, anuncios y otras comunicaciones.
• Servir como enlace profesional entre empleados de la gerencia, clientes, proveedores y departamentos internos.
• Comunicar las solicitudes y los puntos de seguimiento de manera clara, asegurando que las partes correspondientes estén informadas.
• Maneje la información sensible o confidencial con discreción y profesionalismo.
• Mantener relaciones positivas y profesionales con empleados, clientes, proveedores y socios comerciales.

Gestión de Datos y Registros

• Mantenga registros, archivos, informes y documentación digitales y físicos precisos.
• Organizar y mantener la información confidencial para una recuperación eficiente.
• Preparar informes básicos, hojas de cálculo, resúmenes y otra documentación.
• Procesar formularios, órdenes de trabajo, solicitudes de servicio y otros documentos administrativos según sea necesario.
• Asegúrese de que la documentación esté completa, precisa, actualizada y debidamente mantenida.
• Asistir con la entrada de datos y el mantenimiento de sistemas y bases de datos internas.

Soporte de Equipo y Departamental

• Proporcionar apoyo administrativo a varios departamentos según sea necesario para mantener operaciones eficientes.
• Intervenga para apoyar necesidades urgentes o sensibles al tiempo y ayude a priorizar tareas según los requisitos del negocio.
• Trabaje de manera colaborativa entre departamentos para resolver problemas y mantener los proyectos y solicitudes en progreso.
• Toma la iniciativa para identificar lo que debe hacerse en lugar de esperar instrucciones cuando sea apropiado.
• Haz preguntas y busca aclaraciones cuando sea necesario para asegurar que las tareas se completen correctamente.
• Aprenda nuevos sistemas, procesos y responsabilidades a medida que evolucionan las necesidades de la organización.
• Mantener una actitud positiva, flexible y orientada al servicio en un entorno de ritmo acelerado.