Executive Assistant & Operations (m/w/d)

Job Title

Nicht Assistenz. Sondern operative Entlastung.

VIAMA untersttzt Geschftsfhrer und mittelstndische Unternehmen dabei, in Themen wie NIS2, Informationssicherheit, Compliance und Governance Klarheit, Struktur und Entscheidungsfhigkeit aufzubauen.

Wir suchen keine klassische Assistenz.

Wir suchen jemanden, der Verantwortung zieht.

Jemanden, der Dinge erkennt, bevor sie eskalieren.

Jemanden, der Momentum erzeugt statt Aufgaben zu verwalten.

Du arbeitest direkt mit dem Geschftsfhrer zusammen und sorgst dafr, dass aus Ideen, Gesprchen und Projekten echte Bewegung entsteht.

Aufgaben

Du hltst dem Geschftsfhrer nicht den Kalender frei.

Du hltst ihm operativ den Rcken frei. Das bedeutet konkret:

• Du erkennst offene Schleifen und schliet sie aktiv.
• Du bereitest Entscheidungen vor statt Termine zu koordinieren.
• Du treibst Follow ups, Angebote und Kommunikation aktiv voran.
• Du bringst Struktur in Sales, Recruiting und Operations.
• Du koordinierst Themen eigenstndig mit Kunden, Partnern und Team.
• Du denkst unternehmerisch mit und verstehst, wo gerade der grte Hebel fr VIAMA liegt.
• Du wartest nicht auf Aufgaben, sondern ziehst Verantwortung aktiv an Dich.

Was Du NICHT bei uns machst

• reine Kalenderpflege
• passives Abarbeiten von To dos
• nur administrative Assistenz
• "Sag mir einfach, was ich tun soll"

Qualifikation

Wir suchen keinen perfekten Lebenslauf.

Wir suchen Menschen mit:

• Ownership
• Geschwindigkeit
• Struktur
• Kommunikationsstrke
• Mitdenken
• hoher Selbststndigkeit
• Lust auf Verantwortung
• unternehmerischem Interesse

Du musst keine Expertin oder kein Experte fr Informationssicherheit sein.

Aber Du musst verstehen wollen, wie das Unternehmen funktioniert und wo Du konkret Wirkung erzeugst.

So arbeitest Du erfolgreich bei VIAMA

Du passt gut zu uns, wenn Du:

• Probleme aktiv ansprichst
• Verantwortung nicht wegdelegierst
• bei Unsicherheit nicht passiv wirst
• gerne Dinge organisierst UND vorantreibst
• mit schnellen Vernderungen umgehen kannst
• Initiative selbstverstndlich findest
• Dich wohlfhlst, wenn nicht alles perfekt vorgegeben ist

Das solltest Du mitbringen

• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Strukturierte und professionelle Kommunikation
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Eigenstndige Arbeitsweise
• Interesse an Sales, Business Operations und Unternehmensentwicklung

Erfahrung in Assistenz, Operations, Projektsteuerung, Recruiting, Sales Operations oder Kundenkommunikation ist hilfreich.

Viel wichtiger ist aber Deine Haltung.

Rahmen

• Vollzeit oder Teilzeit mglich
• Remote + regelmige Abstimmung mit dem Team
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschftsfhrer
• Viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Schnelle Entwicklungsmglichkeiten

Wenn Du einen klar abgegrenzten Aufgabenbereich suchst, in dem Dir alles vorgegeben wird, ist diese Rolle vermutlich nicht passend.

Wenn Du aber Lust hast, Verantwortung zu bernehmen, Dinge wirklich mitzugestalten und operativ Wirkung zu erzeugen, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.