Accounting Supervisor

Job Description

Job Description:\n\nGENERAL POSITION INFORMATION\nPOSITION TITLE: ACCOUNTING SUPERVISOR\n DEPARTMENT / UNIT: FINANCE / ACCOUNTING\n IMMEDIATE SUPERVISOR: CONTROLLER\n CLASSIFICATION: EXEMPT\nNATURE OF THE POSITION\nResponsible for supervising, monitoring, and maintaining the proper and normal operation of the Accounting unit, while supporting the Chief Financial Officer in safeguarding the company’s financial health and ensuring its compliance with accounting best practices for the business. These functions apply to Bionuclear of Puerto Rico, Inc. and all of its sister or affiliated companies, hereinafter referred to as “the Company,” “the Business,” or Bionuclear.\nESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF THE POSITION\n\n Supervise, guide, monitor, correct, and maintain the Unit’s operations in compliance with efficiency and quality expectations and standards.\n Continuously evaluate, analyze, and identify opportunities to improve processes and personnel in order to optimize operations, and take the measures required to achieve that optimization.\n Ensure that work and projects are completed by the established or assigned dates.\n Analyze and reconcile general ledger and subsidiary ledger accounts to prepare the monthly financial statements.\n Ensure that monthly and annual closings are completed on the defined dates.\n Prepare the monthly sales results report and distribute it to the relevant managers.\n Send the Chief Financial Officer a weekly report of upcoming payments for approval.\n Prepare tax returns and reports (sales and use tax, professional services withholdings, imports and sales, property taxes, municipal license taxes, among others) and file them by the required dates for all corporations. This includes requesting the corresponding payment.\n Organize and plan the annual audit, including providing all required documentation.\n Analyze shipments, determine the tax cost, and request payment.\n Calculate commissions as defined by the company.\n Supervise the payroll and accounts payable processes. Serve as back-up for the Payroll Specialist, the Accounts Payable Officer, and the Accountant during their absences.\n Handle inquiries related to Sales and Use Tax, as well as tax inquiries related to our industry.\n Supervise the bond process for public bids in which the company participates.\n Update the Government’s and municipalities’ bidder registries, as required.\n Protect data integrity and the normal flow of operations by handling and maintaining in strict confidentiality all sensitive information that is not public and/or should not be accessible to others, without the prior, proper, and explicit authorization of the Chief Financial Officer.\n Actively contribute to upholding the company’s mission and achieving its vision, and exemplify through performance and conduct the philosophy of the culture of efficiency, Bionuclear’s values, and the principles of the highest-quality internal and external customer service.\n Carry out sound personnel management functions, including distributing and supervising work in full compliance with Human Resources policies and procedures and with local and federal labor regulations and requirements, as applicable. This includes, but is not limited to: interviewing, training, evaluating, investigating, dealing with employees, giving instructions, managing and resolving conflicts and interpersonal relationship situations, carrying out corrective and disciplinary actions, and providing coaching, mentoring, guidance, development, and training to staff, ensuring that supervised employees fully and consistently comply with policies, procedures, and standards of conduct and performance.\n\nINCIDENTAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF THE POSITION\n\n Maintain proper filing of Finance records.\n Generate reports as requested by the Chief Financial Officer and other company managers.\n Maximize the use of technology in the department’s processes and electronic files.\n Assist the Chief Financial Officer and other Finance team members with departmental tasks and projects.\n Create and/or contribute to the creation of forms, policies, procedures, and manuals in accordance with sound accounting principles and practices.\n Serve as back-up for the Chief Financial Officer, as appropriate.\n Coordinate and/or participate in work meetings, operational and/or corporate committees, staff development activities, and corporate events, among others.\n Attend meetings, training activities, professional development sessions, conventions, and trainings, as required.\n Stay current on the latest technologies in the field and the latest changes to state and federal regulations and laws for the industry served, in order to provide the necessary support to clients and recommend updates and improvements.\n Perform other position-related tasks as assigned.\n Other tasks, as needed.\n\nSUPERVISORY RESPONSIBILITIES\nSupervises the Accounts Payable Officer and the Payroll Specialist.\nEDUCATION\nBachelor’s degree in Business Administration with a concentration in Accounting, Finance, or a related field.\nPROFESSIONAL EXPERIENCE\nMinimum of three years of experience performing similar functions.\nJOB COMPETENCIES\nKNOWLEDGE, SKILLS, ABILITIES, AND APTITUDES REQUIRED TO PERFORM THE POSITION\n\n Advanced proficiency in Microsoft Windows applications: Word, Excel, Outlook; and Microsoft Dynamics (GP)\n Knowledge of the full accounting cycle\n Knowledge of cost accounting for manufacturing\n Excellent verbal and written communication skills in English and Spanish\n Excellent customer service skills (external and internal)\n Excellent teamwork skills\n Ability to interact with people at all levels of the organization\n Ability to achieve results with minimal supervision\n Ability to work under pressure\n Ability to set priorities\n Ability to handle multiple tasks simultaneously and meet deadlines\n Ability to follow up professionally and achieve expected results\n Ability to analyze data and processes and draw conclusions\n Ability to maintain discretion and confidentiality\n Strong math and accounting skills\n Attention to detail and ability to detect errors and omissions\n Good emotional self-management\n Strong sense of urgency\n Adaptability to change\n Availability to work holidays, weekends, and extended hours\n\nDISCLAIMER\nThe information contained herein summarizes the general nature of the competencies and the level of complexity of the functions established for personnel holding this position. Its content should not be construed as an exhaustive list of all functions, tasks, and responsibilities of the position. Other tasks may be added, or existing ones modified, as determined by the company.\nWe are an Equal Employment Opportunity Employer and take Affirmative Action to recruit Protected Veterans and Individuals with Disabilities.\nEqual Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race (including protected hairstyles), color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, military status, disability status and any other protected characteristic.\nEEO/Affirmative Action for Veterans/Workers with Disabilities\nPost 10/16/2026 / Expire 12/31/2026\n_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________\nDATOS GENERALES DEL PUESTO\nTÍTULO DEL PUESTO: SUPERVISOR DE CONTABILIDAD\n DEPARTAMENTO / UNIDAD: FINANZAS / CONTABILIDAD\n SUPERVISOR INMEDIATO: CONTRALOR\n CLASIFICACIÓN: EXENTO\nNATURALEZA DEL PUESTO\nResponsable por la supervisión, monitoreo y mantenimiento del buen y normal funcionamiento de la unidad de Contabilidad, mientras apoya al Director Ejecutivo de Finanzas a velar por la salud financiera de la empresa y asegurar su cumplimiento con las mejores prácticas de Contabilidad para el negocio. Estas funciones aplican a Bionuclear of Puerto Rico, Inc. y todas sus compañías hermanas o afiliadas, referidas en lo prospectivo como “la Compañía”, “la Empresa” o Bionuclear.\nDEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO\n\n Supervisar, guiar, monitorear, corregir y mantener las operaciones de la Unidad en cumplimiento con las expectativas y estándares de eficiencia y calidad.\n Evaluar, analizar e identificar continuamente áreas de oportunidad para la mejora en los procesos y en el personal para optimizar la operación, y tomar las medidas que sean requeridas para lograr dicha optimización.\n Garantizar el cumplimiento de los trabajos y proyectos dentro de las fechas determinadas o asignadas.\n Analizar y reconciliar las cuentas del mayor general y los subsidiarios para preparar los estados financieros mensuales.\n Garantizar los cierres mensuales y anuales en las fechas definidas.\n Preparar mensualmente el reporte de resultados de ventas y distribuirlo a los gerenciales pertinentes.\n Enviar al Director Ejecutivo de Finanzas un reporte semanal de los pagos a realizarse para su aprobación.\n Preparar los reportes de planillas (impuesto de venta y uso, retenciones de servicios profesionales, importaciones y venta, impuestos de la propiedad, patentes, entre otros) y radicar los mismos en las fechas requeridas para todas las corporaciones. Esto incluye solicitar el pago correspondiente.\n Organizar y planificar la auditoria anual, incluyendo el proveer toda la documentación requerida.\n Realizar análisis de los embarques, determinar el costo tributario y solicitar el pago.\n Realizar el cálculo de las comisiones, según definido por la compañía.\n Supervisar los procesos de nóminas y cuentas por pagar. Fungir como apoyo suplente (“back-up”) del Especialista de Nóminas, del Oficial de Cuentas a Pagar y del Contador en caso de ausencias de estos.\n Manejar las consultas relacionadas al Impuesto de Venta y Uso además de consultas tributarias relacionadas a nuestra industria.\n Supervisar el proceso de trámite de las fianzas para las subastas públicas en las que la compañía participe.\n Actualizar los Registros de licitadores del Gobierno y los municipios que así lo requieran.\n Proteger la integridad de los datos y el flujo normal de las operaciones, manejando y manteniendo bajo estricta confidencialidad toda información sensitiva que no sea publicada y/o que no deba estar accesible a otras personas, sin la previa y debida autorización explícita del Director Ejecutivo de Finanzas.\n Aportar activamente al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; y ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de eficiencia, los valores de Bionuclear y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más alta calidad\n Llevar a cabo las funciones de una administración sana del personal, distribución y supervisión del trabajo en cumplimiento cabal de las políticas y procedimientos de Recursos Humanos y de las regulaciones y requisitos laborales según apliquen tanto al foro local como al federal. Esto incluye, pero no se limita a: entrevistar, adiestrar, evaluar, investigar, tratar, impartir instrucciones, manejar y resolver situaciones de conflictos y relaciones interpersonales, ejecutar medidas correctivas y disciplinarias, brindar coaching, mentoría, asesoría, desarrollo y adiestramiento a su personal, asegurando el cumplimiento cabal y consistente de sus supervisados con las políticas, procedimientos y estándares de conducta y desempeño.\n\nDEBERES Y RESPONSABILIDADES INCIDENTALES DEL PUESTO\n\n Mantener el archivo correcto de los expedientes de Finanzas.\n Generar informes según sean solicitados por el Director Ejecutivo de Finanzas y otros gerenciales de la empresa.\n Maximizar el uso de la tecnología en los procesos y archivos electrónicos del departamento.\n Asistir al Director Ejecutivo de Finanzas y a otros miembros del equipo de Finanzas en tareas y proyectos propios al departamento.\n Crear y/o contribuir en la creación de formas, políticas, procedimientos y manuales en conformidad con los principios y prácticas sanos de la Contabilidad.\n Fungir como apoyo suplente (“back-up”) del Director Ejecutivo de Finanzas según corresponda.\n Coordinar y/o participar en reuniones de trabajo, comités operacionales y/o corporativos, actividades de desarrollo de personal, eventos corporativos, entre otros.\n Asistir a reuniones, actividades de capacitación, desarrollo profesional, convenciones y adiestramientos, según sea requerido.\n Mantenerse actualizado sobre las últimas tecnologías en el campo y los últimos cambios relacionados a las regulaciones y leyes estatales y federales de la industria a la que sirve para dar el apoyo necesario a los clientes y brindar recomendaciones para actualizaciones y mejoras.\n Realizar otras tareas relacionadas al puesto según le sean asignadas.\n Otras tareas, según sean necesarias.\n\nRESPONSABILIDADES DE SUPERVISIÓN\nSupervisa al Oficial de Cuentas a Pagar y al Especialista de Nóminas.\nPREPARACIÓN ACADÉMICA\nBachillerato en Administración de Empresas, concentración en Contabilidad, Finanzas o campo relacionado.\nEXPERIENCIA PROFESIONAL\nExperiencia mínima de tres años realizando funciones similares.\nCOMPETENCIAS DEL TRABAJO\nCONOCIMIENTOS, DESTREZAS, HABILIDADES Y APTITUDES NECESARIAS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO\n\n Amplio dominio de las aplicaciones de Microsoft Windows: Word, Excel, Outlook; y Microsoft Dynamics (GP)\n Conocimiento en el ciclo completo de contabilidad\n Conocimiento en contabilidad de costos para el área de manufactura\n Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español\n Excelentes destrezas de servicio al cliente (externo e interno)\n Excelentes habilidades para trabajar en equipo\n Habilidad para relacionarse con personas de todos los niveles jerárquicos\n Habilidad para lograr resultados con mínima supervisión\n Habilidad para trabajar bajo presión\n Habilidad para establecer prioridades\n Habilidad para trabajar varias tareas simultáneamente y cumplir con fechas límites\n Capacidad para dar seguimiento profesionalmente y lograr los resultados esperados\n Capacidad para analizar datos, procesos y deducir conclusiones\n Capacidad para mantener discreción y confidencialidad\n Amplias destrezas matemáticas y contables\n Atención al detalle y capacidad para detectar errores y omisiones\n Buen manejo de sus emociones\n Gran sentido de urgencia\n Adaptabilidad ante los cambios\n Disponibilidad para trabajar días feriados, fines de semana y horarios extendidos\n\nCLÁUSULA DE SALVEDAD\nLa información aquí contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad de las funciones establecidas para el personal que desempeña este puesto. Su contenido no debe interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las funciones, tareas y responsabilidades del puesto. Otras tareas podrían ser añadidas o las existentes podrían ser modificadas según lo estipule la compañía.\nSomos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar Veteranos(as) Pro