Service Coordinator

Job Description

Job Description

GENERAL JOB INFORMATION

JOB TITLE
SERVICE COORDINATOR / LABINFO

DEPARTMENT / UNIT
ADMINISTRATION

IMMEDIATE SUPERVISOR
ADMINISTRATION MANAGER

CLASSIFICATION
NON-EXEMPT

JOB SUMMARY
Provide administrative and basic technical support to the daily operations of LabInfo LLC. and companies related to Bionuclear of Puerto Rico, Inc.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Attend daily telephone and email communications from clients, serving as a liaison between the client, LabInfo personnel, and any company needs.
2. Assist clients, create and assign services using the Salesforce platform.
3. Coordinate services by obtaining complete information about the issue or inquiry as requested by the client.
4. Daily verify pending services to ensure continuity and completion of service.
5. Prepare quotes for products and services requested by clients and provide necessary follow-up for approval and/or changes.
6. Request and follow up on purchase order numbers when it is necessary to order database license products.
7. Invoice products and services according to client-approved quotes, using the Acumatica platform.
8. Provide guidance regarding the services and products offered by the company to existing and prospective clients.
9. Maintain client files updated, both physically and digitally.
10. Keep client data updated in different work platforms, including the client macro spreadsheet.
11. Coordinate shipments of documents, connectors for links, among others, to clients and deliver them to the warehouse for dispatch.
12. Draft documents and reports such as letters, presentations, invitations, and tables as required.
13. Schedule installation projects according to assigned resources.
14. Communicate service dates to clients and confirm them with all participating parties via email.
15. Conduct courtesy calls, which may be random or assigned, after services are completed and at the end of a project so the client can evaluate service quality using the evaluation form. Inform the Administration Manager of any cases where there is client dissatisfaction with services provided.
16. Keep the department supplied with necessary office materials.
17. Coordinate LabInfo-sponsored activities and trainings, including but not limited to preparing literature, giveaways, and arranging meals and refreshments.
18. Perform administrative work for the department, including but not limited to making and answering phone calls, taking and forwarding messages, copying, scanning and filing documents, distributing and handling correspondence, maintaining records of pending services, among others.
19. Ensure that client interactions are professional, courteous, and service-oriented at all times.
20. Consistently comply with the company’s quality, time, response, and execution standards.
21. Actively contribute to maintaining the company’s mission and achieving its vision; and demonstrate through performance and conduct the philosophy of a culture of efficiency, LabInfo’s values, and the principles of the highest quality internal and external customer service.

INCIDENTAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Handle emergency phone line as required.
2. Coordinate and/or attend meetings, training activities, and workshops as required.
3. Support the creation of contracts, monthly billing, and invoice distribution via email.
4. Prepare departmental statistical reports as requested.
5. Support other departments and units in various tasks as needed.
6. Coordinate, receive, and attend visitors.
7. Seek continuous improvement in daily tasks and assigned projects in accordance with Lean work principles.
8. Other duties as assigned.

EDUCATION AND EXPERIENCE
Associate degree or two (2) years of university studies in Business Administration, Office Administration, Secretarial Studies, or related field; plus one (1) year of experience in a similar position.

JOB COMPETENCIES
KNOWLEDGE, SKILLS, ABILITIES, AND APTITUDES REQUIRED FOR THE POSITION

• Excellent customer service skills (internal and external)
• Strong time management and sense of urgency
• Ability to interact professionally with individuals at all organizational levels
• Attention to detail and ability to detect errors and omissions
• Ability to work in a team environment
• Ability to work under pressure and meet deadlines
• Ability to handle multiple tasks simultaneously
• Ability to achieve results with minimal supervision
• Good emotional management
• Strong adaptability to change
• Professional, courteous, and friendly demeanor
• Excellent verbal and written communication skills in English and Spanish
• Proficiency in computer use, scanner, and Windows applications (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, and OneDrive)
• Availability to work holidays, weekends, and extended hours

DISCLAIMER
The information contained herein summarizes the general nature of the competencies and the level of complexity of the functions established for personnel performing this position. Its content should not be interpreted as an exhaustive list of all functions, tasks, and responsibilities of the position. Other duties may be added, or existing ones may be modified as determined by the company.

We are an Equal Employment Opportunity Employer and take Affirmative Action to recruit Protected Veterans and Individuals with Disabilities.

Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, or disability status.

EEO/Affirmative Action for Veterans/Workers with Disabilities

Post 4/18/2026 – Expire 6/30/2026

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DATOS GENERALES DEL PUESTO

TÍTULO DEL PUESTO

COORDINADOR (A) DE SERVICIO/ LABINFO

DEPARTAMENTO / UNIDAD
ADMINISTRACIÓN

SUPERVISOR INMEDIATO
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

CLASIFICACIÓN
NO EXENTO

NATURALEZA DEL PUESTO
Dar apoyo administrativo y técnico básico a las operaciones diarias de LabInfo LLC. y las empresas relacionadas a Bionuclear of Puerto Rico, Inc.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO

1. Atender diariamente las comunicaciones telefónicas y de correo electrónico de los clientes, sirviendo de enlace entre el cliente, el personal de LabInfo y cualquier necesidad de la empresa.
2. Orientar a clientes, crear y asignar servicios utilizando la plataforma Salesforce.
3. Coordinar servicios obteniendo la información completa sobre el problema o la consulta según sea solicitado por el cliente.
4. Verificar diariamente los servicios pendientes para asegurar la continuidad y el cierre del servicio.
5. Preparar cotizaciones de productos y servicios solicitados por los clientes y brindar el seguimiento necesario para aprobación y/o cambios.
6. Solicitar y brindar seguimiento para números de orden cuando sea necesario ordenar productos de licencias de base de datos.
7. Facturar productos y servicios según las cotizaciones aprobadas por los clientes, utilizando la plataforma de Acumatica.
8. Proveer orientación acerca de los servicios y productos ofrecidos por la compañía a clientes existentes y prospectivos.
9. Mantener actualizados los expedientes de clientes de manera física y digital.
10. Mantener los datos de clientes actualizados en las distintas plataformas de trabajo, incluyendo hoja Macro de clientes.
11. Coordinar envíos de documentos, conectores para enlaces, entre otros, a los clientes y entregarlos en el almacén para su despacho.
12. Redactar documentos y reportes, tales como cartas, presentaciones, invitaciones y tablas según requerido.
13. Calendarizar los proyectos de instalaciones de acuerdo con los recursos asignados.
14. Comunicar a los clientes las fechas en que se estará brindando el servicio y confirmar la misma a todas las partes participantes mediante correo electrónico.
15. Realizar las llamadas de cortesía, que pudieran ser al azar o asignadas, luego de que completen los servicios generados y al finalizar un proyecto para que el cliente evalúe la calidad del servicio, utilizando el formulario de evaluación. Informar al Gerente de Administración de aquellos casos que exista una inconformidad del cliente con algunos de los servicios brindados.
16. Mantener abastecido el departamento de los materiales de oficina necesarios.
17. Coordinar las actividades y adiestramientos auspiciados por LabInfo. Incluyendo, pero no limitándose a, la preparación de literatura, “giveaways” y ordenar y gestionar las comidas y refrigerios.
18. Realizar el trabajo administrativo del departamento, lo que incluye, pero no se limita a, generar y contestar llamadas telefónicas, tomar y referir mensajes, sacar copias, digitalizar y archivar documentos, distribuir y manejar la correspondencia, mantener registro de servicios pendientes, entre otros.
19. Asegurar que las interacciones con el cliente sean profesionales, amables y serviciales en todo momento.
20. Cumplir cabal y consistentemente con los parámetros de calidad, tiempo, respuesta y ejecución de la empresa.
21. Aportar activamente al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; y ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de eficiencia, los valores de LabInfo y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más alta calidad.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES INCIDENTALES DEL PUESTO

1. Manejo del teléfono de emergencias según le sea requerido.
2. Coordinar y/o asistir a reuniones, actividades de capacitación, adiestramiento según sea requerido.
3. Apoyar en la creación de contratos, facturación mensual y envío de facturas por correo electrónico.
4. Preparar informes sobre las estadísticas del departamento según sea solicitado.
5. Apoyar a otros departamentos y unidades en diferentes gestiones según sea necesario.
6. Coordinar, recibir y atender visitas.
7. Buscar la mejora continua en sus labores diarias y proyectos delegados en conformidad con los principios del modelo de trabajo “Lean”.
8. Otras tareas, que le sean asignadas.

PREPARACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA
Grado Asociado o dos años universitarios en Administración de Empresas, Administración de Oficinas, Secretarial o campo relacionado; más un año de experiencia en puesto similar.

COMPETENCIAS DEL TRABAJO
CONOCIMIENTOS, DESTREZAS, HABILIDADES Y APTITUDES NECESARIAS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO

• Excelentes destrezas de servicio al cliente (externo e interno)
• Buen manejo del tiempo y sentido de urgencia
• Habilidad para relacionarse profesionalmente con personas de todos los niveles jerárquicos
• Atención al detalle y capacidad para detectar errores y omisiones
• Habilidad para trabajar en equipo
• Habilidad para trabajar con fechas límites y bajo presión
• Habilidad para trabajar varias tareas simultáneamente
• Habilidad para lograr resultados con poca supervisión
• Buen manejo de sus emociones
• Gran adaptabilidad a los cambios
• Proyección profesional, cordial y amable
• Buenas destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español
• Dominio del uso de computadora, escáner y las aplicaciones de Windows (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams y One Drive)
• Disponibilidad para trabajar días feriados, fines de semana y horarios extendidos

CLÁUSULA DE SALVEDAD
La información aquí contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad de las funciones establecidas para el personal que desempeña este puesto. Su contenido no debe interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las funciones, tareas y responsabilidades del puesto. Otras tareas podrían ser añadidas o las existentes podrían ser modificadas según lo estipule la compañía.

Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar Veteranos(as) Protegidos(as) y Personas con Discapacidad.

Patrono con igualdad de oportunidades en el empleo. Todos(as) los(las) solicitantes calificados(as) recibirán consideración para empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, estatus como veterano(a) protegido(a) o discapacidad física o mental.

IOE/Acción Afirmativa para Veteranos(as)/Personas con Discapacidad

Publicado 4/18/2026 – Expira 6/30/2026