Country Study Operations Manager [Remote]

Country Study Operations Manager- Remote

ICON plc is a world-leading healthcare intelligence and clinical research organization. We’re proud to foster an inclusive environment driving innovation and excellence, and we welcome you to join us on our mission to shape the future of clinical development.

We are currently seeking a Project Manager to join our diverse and dynamic team. As a Project Manager at ICON, you will be responsible for leading and coordinating project activities, ensuring that projects are delivered on time, within budget, and to the highest quality standards. Your role will involve overseeing all aspects of project execution, from planning and resource management to stakeholder communication and risk mitigation.

What You Will Be Doing:

• Responsible for management/oversight of study and regional/country level activities from study startup through conduct and study close

• May manage the study start up process in countries assigned (where SUPM not assigned) and/or oversee pCRO responsible for these activities as applicable

• Through the Site Care Partner/Country Trial Manager or pCRO supports the Country/investigator outreach process, site identification and feasibility ensuring countries/sites can meet all study protocol requirements

• Provides country level input on Startup and Recruitment milestones as provided by pCRO and/or Country Trial Manager/Site Care Partner to Global Study Manager during planning

• Is accountable for overseeing pCRO and/or Country Trial Manager/Site Care Partner for assigned studies at country level in accordance with the overall project plan, manages and maintains accurate country level plans (e.g. timelines, budget, risk and quality plans)

• Collaborates with accountable roles to identify and manage deviations and risks in study startup and execution and implements mitigation strategies as required. Is also accountable for resolution of Site Activation escalations to Study Teams including offering options for mitigation

• Leader of the Local Study Team (core members: (Lead) Site Care Partners Clinical Trial Assistant, ad hoc members: ICL, Site Activation Partner, CTRO and Local Regulatory, Medical Affairs colleagues and other key stakeholders as required)

• Ensures compliance to relevant Global and Local, internal and external requirements and regulations

• Ensures timely communication bidirectionally between the global and local study team.

• Provides protocol level guidance and support to responsible Local Study Team members as applicable.

• Liaise with Site Care Partner, Lead Site Care Partner, Site Activation Partners and Regulatory colleagues in country to agree on submission strategy to Health Authorities and Ethic Committees

• Utilize roles in countries such as Lead Site Care Partner, and expert roles such as Contracts Leads, Site Activation Partners to provide the Global Teams with local intelligence and operational nuances to be considered

• Acts as the study level point of contact for all study-level questions for the Local Study Team, ensuring resolution at lowest possible level, and when needed liaising with and escalating to appropriate global roles/teams

• Follows up on region/country level issue status to ensure resolution.

• Identifies country level trends to improve deliverables processes as needed

• Utilizes country intelligence to provide input on country specific risks into preparation of Investigational Quality Management Plan, Study Monitoring Plans, ensures PTMF completeness and oversight of all relevant compliance activities for allocated studies

• Ensures audit/Inspection readiness during start-up and conduct

• Manages applicable Quality Events with pCRO and local team as applicable and required

• Coordinates effective site recruitment planning to allow for implementation of plans at the country and site level, consistent with global plan and local targets

• Responsible to drive and ensure delivery of data cleaning deliverables for pCRO and sites as applicable

• Provides input on Country level Per Subject Costs, local vendor costs and other fees where applicable

• May act as a Subject Matter Expert

• May lead operational effectiveness initiatives at country or regional level

• Responsible for PTA and SIV report review for reports completed by the Site Care Partner

• Supports implementation of client’s Site Technology Experience systems (e.g. Shared Investigator Platform SIP, Centralized Account Management CAM)

• Support to EC/RA and other relevant (e.g. radiation, biobank) submissions and deficiency/query responses for initial and subsequent CTA submissions within required timelines

• Drives pCRO and/or applicable internal study team members to ensure PTMF set up meets study requirements, and maintains oversight of PTMF completeness

• Provides country level documents to PTMF and maintains oversight of Investigator Site File (ISF) reconciliation and completeness actions

• Ensure pCRO and/or applicable internal study team members maintain appropriate level IP/equipment/ancillary supplies management including Import/Export License management with the support of Clinical Trial Assistants and other roles as required

• Supports implementation of new tools and technologies (e.g. eConsent, eISF, Remote Source Access, remote SDV/SDR, iConnect, implementation of protocol required decentralized trial options etc.)

• Support Identification, contract development and management of local vendors or facilities as per protocol

• Investigator Meeting support and management including doing presentations as appropriate

• Management of local Investigator Meetings including doing presentations as appropriate

What you need to have:

• A scientific or technical degree is preferred along with knowledge of clinical trial methodology

• BS/BSc/MS/MSc degree required

• BA/BS 5+ years of relevant experience operational clinical trial experience

• MBA/MS/ 3+ years of relevant experience operational clinical trial experience

• Working knowledge of Good Clinical Practice, clinical and regulatory operations and environment in countries under responsibility

• Demonstrated clinical research experience and/or study management/startup project manager experience

• Demonstrated experience in managing country level operational activities and/or vendors

• Experience in Study and Quality management and working in a matrix management environment

• Expertise in the use of study/site dashboard and reporting tools

• Detail oriented & possesses technical expertise

• Ability to manage moderately complex processes

• Ability to operate in a matrix environment

• Risk Identification & Mitigation

• Strategic Planning, Analytical and Problem-Solving Skills

• Critical Path Analysis

• Excellent communication skills, both written and verbal

• Ability to adapt to changing technologies and processes

• Effective verbal and written communication skills in relating to colleagues and associates

Nous recherchons actuellement un(e) Chef(fe) de Projet pour rejoindre notre équipe diversifiée et dynamique. En tant que Chef(fe) de Projet chez ICON, vous serez responsable de la direction et de la coordination des activités liées aux projets, en veillant à ce qu’ils soient livrés dans les délais, dans le respect du budget et selon les normes de qualité les plus élevées. Votre rôle consistera à superviser tous les aspects de l’exécution du projet, de la planification et de la gestion des ressources à la communication avec les parties prenantes et à la gestion des risques.

Vos responsabilités :

• Responsable de la gestion/supervision des activités au niveau de l’étude ainsi qu’au niveau régional/pays, depuis le démarrage de l’étude jusqu’à sa conduite et sa clôture.

• Peut gérer le processus de démarrage des études dans les pays assignés (lorsqu’aucun SUPM n’est désigné) et/ou superviser le pCRO responsable de ces activités, le cas échéant.

• Par l’intermédiaire du Site Care Partner / Country Trial Manager ou du pCRO, soutient le processus de sensibilisation des pays/investigateurs, l’identification des sites et l’évaluation de faisabilité afin de garantir que les pays/sites peuvent répondre à toutes les exigences du protocole.

• Fournit des contributions au niveau pays concernant les jalons de démarrage et de recrutement, tels que communiqués par le pCRO et/ou le Country Trial Manager / Site Care Partner au Global Study Manager lors de la planification.

• Responsable de la supervision du pCRO et/ou du Country Trial Manager / Site Care Partner pour les études assignées au niveau pays, conformément au plan global du projet ; gère et maintient des plans précis au niveau pays (ex. : calendriers, budget, plans de risques et de qualité).

• Collabore avec les rôles responsables pour identifier et gérer les écarts et risques lors du démarrage et de l’exécution des études et met en œuvre des stratégies d’atténuation si nécessaire. Responsable également de la résolution des escalades liées à l’activation des sites auprès des équipes d’étude, en proposant des options de mitigation.

• Responsable de l’équipe locale d’étude (membres principaux : (Lead) Site Care Partner, Clinical Trial Assistant ; membres ad hoc : ICL, Site Activation Partner, CTRO, collègues des Affaires Réglementaires locales, Affaires Médicales et autres parties prenantes clés si nécessaire).

• Garantit la conformité aux exigences et réglementations pertinentes, globales et locales, internes et externes.

• Assure une communication bidirectionnelle et en temps opportun entre l’équipe globale et l’équipe locale d’étude.

• Fournit des orientations et un soutien au niveau du protocole aux membres responsables de l’équipe locale d’étude, selon le cas.

• Collabore avec le Site Care Partner, Lead Site Care Partner, Site Activation Partners et les collègues réglementaires du pays afin de convenir de la stratégie de soumission aux Autorités de Santé et aux Comités d’Éthique.

• Utilise les rôles pays (ex. : Lead Site Care Partner) et les rôles experts (ex. : responsables contrats, Site Activation Partners) afin de fournir aux équipes globales des informations locales et des spécificités opérationnelles à prendre en compte.

• Agit en tant que point de contact au niveau de l’étude pour toutes les questions de l’équipe locale d’étude, en assurant la résolution au niveau le plus approprié et, si nécessaire, en assurant l’escalade vers les équipes/global roles concernés.

• Suit l’état des problématiques au niveau régional/pays afin de garantir leur résolution.

• Identifie les tendances au niveau pays afin d’améliorer les processus de livrables si nécessaire.

• Utilise les informations pays pour contribuer à l’identification des risques spécifiques pays dans le cadre de la préparation du Plan de Gestion de la Qualité Investigationnelle, des Plans de Monitoring d’Étude, assure l’exhaustivité du PTMF et la supervision des activités de conformité pertinentes pour les études allouées.

• Assure la préparation aux audits/inspections pendant le démarrage et la conduite des études.

• Gère les événements qualité applicables avec le pCRO et l’équipe locale, si nécessaire.

• Coordonne une planification efficace du recrutement des sites afin de permettre la mise en œuvre des plans au niveau pays et site, en cohérence avec le plan global et les objectifs locaux.

• Responsable du pilotage et de la livraison des activités de nettoyage des données pour le pCRO et les sites, le cas échéant.

• Fournit des contributions sur les coûts par sujet au niveau pays, les coûts des fournisseurs locaux et autres frais applicables.

• Peut agir en tant qu’expert métier (Subject Matter Expert).

• Peut diriger des initiatives d’efficacité opérationnelle au niveau pays ou régional.

• Responsable de la revue des rapports PTA et SIV complétés par le Site Care Partner.

• Soutient la mise en œuvre des systèmes technologiques du client pour les sites (ex. : Shared Investigator Platform (SIP), Centralized Account Management (CAM)).

• Soutient les soumissions aux Comités d’Éthique/Autorités Réglementaires (EC/RA) et autres soumissions pertinentes (ex. : radiations, biobanques) ainsi que les réponses aux demandes d’informations/queries dans les délais requis pour les soumissions CTA initiales et ultérieures.

• S’assure que le pCRO et/ou les membres internes de l’équipe d’étude mettent en place un PTMF conforme aux exigences de l’étude et en maintient la supervision.

• Fournit les documents pays au PTMF et supervise la réconciliation et l’exhaustivité du Investigator Site File (ISF).

• Veille à ce que le pCRO et/ou les membres internes de l’équipe gèrent de manière appropriée les produits investigués (IP), équipements et fournitures annexes, y compris la gestion des licences d’import/export, avec le soutien des Clinical Trial Assistants et autres rôles si nécessaire.

• Soutient la mise en œuvre de nouveaux outils et technologies (ex. : eConsent, eISF, accès distant aux données sources, SDV/SDR à distance, iConnect, options d’essais décentralisés requises par le protocole, etc.).

• Soutient l’identification, le développement contractuel et la gestion des fournisseurs ou établissements locaux conformément au protocole.

• Soutient et gère les réunions investigateurs, y compris la réalisation de présentations si nécessaire.

• Gère les réunions investigateurs locales, y compris la réalisation de présentations si nécessaire.

Profil recherché :

• Diplôme scientifique ou technique souhaité, avec connaissance de la méthodologie des essais cliniques.

• Diplôme BS/BSc/MS/MSc requis.

• BA/BS avec 5+ ans d’expérience pertinente en opérations d’essais cliniques.

• MBA/MS avec 3+ ans d’expérience pertinente en opérations d’essais cliniques.

• Bonne connaissance des Bonnes Pratiques Cliniques (BPC/GCP), des opérations cliniques et réglementaires et de l’environnement réglementaire dans les pays sous responsabilité.

• Expérience démontrée en recherche clinique et/ou en gestion d’étude / gestion de projets de démarrage d’étude.

• Expérience démontrée dans la gestion d’activités opérationnelles au niveau pays et/ou de fournisseurs.

• Expérience en gestion d’étude et gestion de la qualité dans un environnement matriciel.

• Expertise dans l’utilisation d’outils de reporting et de tableaux de bord études/sites.

• Sens du détail et expertise technique.

• Capacité à gérer des processus modérément complexes.

• Capacité à travailler dans un environnement matriciel.

• Identification et mitigation des risques.

• Compétences en planification stratégique, analyse et résolution de problèmes.

• Analyse du chemin critique (Critical Path Analysis).

• Excellentes compétences en communication écrite et orale.

• Capacité à s’adapter aux évolutions technologiques et aux nouveaux processus.

• Excellentes compétences relationnelles et rédactionnelles dans les échanges avec collègues et partenaires.

What ICON can offer you:
Our success depends on the quality of our people. That’s why we’ve made it a priority to build a diverse culture that rewards high performance and nurtures talent.

In addition to your competitive salary, ICON offers a range of additional benefits. Our benefits are designed to be competitive within each country and are focused on well-being and work life balance opportunities for you and your family.

Our benefits examples include:

• Various annual leave entitlements
• A range of health insurance offerings to suit you and your family’s needs.
• Competitive retirement planning offerings to maximize savings and plan with confidence for the years ahead.
• Global Employee Assistance Programme, LifeWorks, offering 24-hour access to a global network of over 80,000 independent specialized professionals who are there to support you and your family’s well-being.
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• Flexible country-specific optional benefits, including childcare vouchers, bike purchase schemes, discounted gym memberships, subsidized travel passes, health assessments, among others.

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At ICON, inclusion & belonging are fundamental to our culture and values. We’re dedicated to providing an inclusive and accessible environment for all candidates. ICON is committed to providing a workplace free of discrimination and harassment. All qualified applicants will receive equal consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or protected veteran status.

If, because of a medical condition or disability, you need a reasonable accommodation for any part of the application process, or in order to perform the essential functions of a position, please let us know or submit a request here

Interested in the role, but unsure if you meet all of the requirements? We would encourage you to apply regardless – there’s every chance you’re exactly what we’re looking for here at ICON whether it is for this or other roles.

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