Executive Assistant

**Job Requisition ID #**

26WD98656

**26WD98656, Executive Assistant**

_French translation to follow!/Traduction franaise suivre!_

**Position Overview**

We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide administrative support to the Senior Director in the Entertainment & Media team, focusing on Flow Studio. This role goes beyond traditional admin support - you'll be a key partner in helping our leaders and team operate efficiently and stay focused on what matters most. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team.

**Responsibilities?**

**Executive Support**

+ Manage calendar, schedule meetings, and coordinate travel arrangements

+ Tracks executive expenses and generates expense reports. Submits expense reports in a timely manner. Understand budget timelines and deadlines

+ Collaborate with the Leadership team as needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverables

+ Plan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics, venue, activities, and catering

+ Maintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissions

+ Collaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide events

+ May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management

+ Collaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local compliance

+ Raise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expenses

+ Utilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finish

+ May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking, vendor management, and overall asset management

**Minimum Qualifications**

+ Bachelor's degree

+ 3-5 years' experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment

+ Exceptional time management, organizational, and multitasking skills.?Understanding that this job is not typical 9-5

+ Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities

+ Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines

+ Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint

+ Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy

+ Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English

+ Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required

+ Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours

+ Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information. ?

**The Ideal Candidate**

+ Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision

+ Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively

+ Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies

+ Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities

+ Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments

+ Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work

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**26WD98656, Assistant(e) de direction**

**Prsentation du poste**

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour apporter un soutien administratif au directeur principal de l'quipe Divertissement et Mdias, en particulier pour Flow Studio. Ce poste va au-del du simple soutien administratif : vous serez un partenaire cl pour aider nos dirigeants et notre quipe fonctionner efficacement et rester concentrs sur l'essentiel.

Vous accomplirez un large ventail de tches, grerez des dtails de nature confidentielle et critique, tout en mettant profit votre exprience pour anticiper les problmes potentiels et garantir le bon fonctionnement de l'quipe.

**Responsabilits?**

**Soutien de direction**

+ Grer l'agenda, planifier les runions et coordonner les dplacements

+ Suivre les dpenses de la direction et tablir les notes de frais. Soumettre les notes de frais dans les dlais impartis. Comprendre les chances budgtaires et les dlais

+ Collaborer avec l'quipe de direction selon les besoins pour prparer les ordres du jour et les documents de runion, rdiger les comptes rendus, suivre les actions mener et assurer le suivi des livrables

+ Planifier et coordonner les vnements et runions virtuels et en prsentiel, sur site et hors site, y compris la prparation des documents de runion, la logistique, le lieu, les activits et la restauration

+ Grer les alias de messagerie, les listes de diffusion et les rpertoires partags, y compris la gestion des autorisations

+ Collaborer de manire optimale avec les autres administrateurs de l'quipe de direction pour organiser les runions et coordonner les vnements l'chelle de l'organisation

+ Peut servir de personne de contact pour les achats du dpartement, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs

+ Collaborer avec les quipes d'externalisation sur les commandes de personnel et les contrats, et veiller au respect des rglementations locales

+ mettre des bons de commande, vrifier les factures et traiter les paiements pour les cots et dpenses lis CW

+ Utiliser le portail Supplier Central pour mettre des bons de commande, intgrer les fournisseurs et suivre les validations, les commandes et les factures de bout en bout

+ Peut servir de personne de rfrence pour les achats du dpartement, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs

**Qualifications minimales**

+ Licence

+ 3 5 ans d'exprience dans l'assistance aux cadres suprieurs dans un environnement multinational au rythme soutenu

+ Excellentes comptences en gestion du temps, en organisation et en multitche. Comprendre que ce poste ne suit pas un horaire classique de 9 h 17 h

+ tre prt s'adapter un environnement en constante volution ainsi qu' de nouveaux processus et responsabilits

+ Capacit avre travailler sous pression, communiquer efficacement et respecter les dlais

+ Matrise de la suite Microsoft Office, des systmes d'exploitation Mac et Windows et des applications professionnelles associes telles que Slack, Microsoft Teams et Microsoft SharePoint

+ N'a pas peur des outils d'IA et sait les utiliser avec aisance. A l'aise avec les technologies

+ Solides comptences en communication interpersonnelle et en expression crite/verbale en anglais

+ Capable et dispos se dplacer pour assister des vnements ou des runions internes, au niveau local et international, selon les besoins

+ En raison de la rpartition gographique de notre quipe, vous pourrez tre amen(e) travailler occasionnellement en dehors des heures de bureau habituelles

+ Discret(te) et expriment(e) dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles. ?

**Le candidat idal**

+ Fait preuve d'initiative et est autonome, capable de s'panouir avec un minimum de supervision

+ Excelle dans la gestion de projets complexes et l'obtention de rsultats, tant de manire indpendante qu'en collaboration

+ Aime tablir des relations de travail positives tous les niveaux et dans toutes les zones gographiques

+ Trs organis, soucieux du dtail et capable de jongler avec de multiples responsabilits

+ Accueille le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques

+ Comprend la valeur de l'intgrit et de l'honntet sur le lieu de travail et s'approprie son travail

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**About Autodesk**

Welcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software - from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.

We take great pride in our culture here at Autodesk - it's at the core of everything we do. Our culture guides the way we work and treat each other, informs how we connect with customers and partners, and defines how we show up in the world.

When you're an Autodesker, you can do meaningful work that helps build a better world designed and made for all. Ready to shape the world and your future? Join us!

**Salary transparency**

Salary is one part of Autodesk's competitive compensation package. For Canada based roles, we expect a starting base salary between $68,000 and $100,100. Offers are based on the candidate's experience and geographic location, and may exceed this range. In addition to base salaries, our compensation package may include annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock grants, and a comprehensive benefits package.

**Belonging**

We take pride in cultivating a culture of belonging where everyone can thrive. Learn more here:

**Are you an existing contractor or consultant with Autodesk?**

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