Asistente Administrativo

¿Quiénes somos?

Somos la única empresa de distribución y venta de autos 100% puertorriqueña en la Isla. Distribuimos Acura, Honda y Mazda. Además, manejamos la red de concesionarios Flagship alrededor de la isla, añadiendo a nuestra oferta marcas como Volkswagen, Chrysler, Ford, Kia Hyundai Mitsubishi y autos usados.
Nos distinguimos por ser un equipo que trabaja duro y disfruta el trabajo. Más que todo nos mueve servir a nuestros clientes y las comunidades que nos rodean.

¡Ven y se parte de la empresa líder en la industria, galardonada en 10 ocasiones como uno de los mejores patronos en Puerto Rico! En Bella Group estamos comprometidos con la salud del equipo de trabajo, nuestros clientes y los puertorriqueños.

Atrévete a ser parte del #teambella y juntos continuar #MoviendoAPR

Descripción General: El Asistente Administrativo tiene la responsabilidad de proactivamente apoyar al equipo de trabajo en variedad de asuntos que incluyen, pero no se limitan a coordinar reuniones, atender y canalizar llamadas telefónicas, manejar archivo de varios documentos, coordinar viajes o visitas y eventos según requerido. Realiza todas las tareas necesarias para atender, deleitar y anticipar las necesidades del cliente interno y es atento a los detalles que hacen la diferencia para transformar experiencias ordinarias en extraordinarias.

Funciones del Puesto:

• Trata a los clientes internos y externos como invitados siempre, ofreciendo un servicio cálido, ágil, anticipando y atendiendo las necesidades.
• Sirve como enlace y facilitador para el cliente interno y externo, manteniendo relaciones de trabajo colaborativas con otros departamentos que le facilitan a deleitar al cliente.
• Coordina actividades con clientes externos, internos, socios de negocio o suplidores, prestando atención a los detalles para deleitarlos.
• Responsable de variedad de tareas administrativas, que incluyen, pero no se limitan a:
• Preparar reportes o informes según le sean solicitados.
• Apoyar en el manejo de la agenda o calendario del líder del área.
• Registrar órdenes de compra y procesa las mismas a tiempo.
• Mantener ordenado y actualizado los archivos (físicos y digitales) bajo su responsabilidad.
• Asegurarse que la correspondencia del área es distribuida de manera correcta.
• Custodia de materiales de oficina y responsable de la distribución de estos.
• Es consciente de los intereses y necesidades de los clientes internos y externos y se anticipa a ellos, deleitando y excediendo sus expectativas. 
• Asume las facilidades como suyas y toma acción para mantener las mismas en óptimas condiciones. Revisa que todas las áreas de trabajo estén en óptimas condiciones y de haber alguna oportunidad, referirla a las personas responsables, dar seguimiento y asegurarse de que sean atendidas de manera inmediata.
• Apoya en recepción según sea requerido.
• Se apodera de toda situación que le presentan, demostrando enfoque en proveer soluciones y servicio extraordinario siempre.
• Es empático con el cliente y sus necesidades; identifica e implementa mejoras que hagan falta para deleitar al cliente, alineado a los procesos de la empresa.
• Conoce los productos y servicios de la organización, los explica con claridad, busca alternativas para el cliente y le presenta a otras personas de la empresa cuando le refiera para asistencia.
• Maneja apropiadamente las expectativas del cliente, demostrando transparencia, comunicación constante y siguiendo los valores (Honestidad e Integridad).
• Conoce y domina los sistemas, bases de datos o plataformas que se utilizan para manejo de la información del cliente, los procesos de servicio.
• Trabaja todas las gestiones administrativas que sean requeridas en su área de trabajo como, por ejemplo: registrar visitas, ordenar documentos, materiales, trabajar con facturas, archivo y digitalización de documentos, tareas relacionadas a los expedientes, llamadas a clientes, entre otros.
• Se asegura de conocer, practicar, respaldar y fomentar las normas y procesos establecidos por la Empresa.
• Cualquier otra tarea o función necesaria para el buen funcionamiento del Departamento y la Empresa.

Requisitos:

•   Grado Asociado en Secretarial o Administración de oficinas.
• Al menos dos (2) años de experiencia en roles similares.
• Dominio de sistemas computarizados y de la tecnología.
• Poseer licencia de conducir vigente en P.R.
• Disponibilidad para trabajar horarios extendidos y fines de semana.
• Dominio y fluidez de los idiomas español e inglés.
• Alto nivel de organización, priorizar tareas, atención al detalle y alto sentido de responsabilidad.
• Habilidad para trabajar en equipo para ofrecer un servicio al cliente excepcional.
• Altos estándares de discreción y confidencialidad de información.

Beneficios: Plan Médico, Plan Dental, Seguro de Vida, 401k, LTD entre otros.