Specialist Coordinator

Job Description

Job Description:\n\n GENERAL POSITION INFORMATIONJOB TITLE: Applications Specialists CoordinatorDEPARTMENT / UNIT: Applications SpecialistsIMMEDIATE SUPERVISOR: Applications Specialists SupervisorCLASSIFICATION: Non-Exempt POSITION NATURE Provide administrative support and coordinate certain processes related to the daily operations of the Applications Specialists department. ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIESReceive information from other departments, channel it to the Applications Specialists for analysis, and ensure the operational area receives a response to their request.Create, assign, coordinate, invoice, and close the department’s service calls in Salesforce.Prepare quotations for products and services requested by clients and provide necessary follow-up for approval and/or changes.Invoice products and services in Acumatica according to client-approved quotations.Provide guidance regarding the company’s products and services to existing and prospective clients.Verify supplier website information to keep technical documents, such as Inserts and Safety Data Sheets, updated for client provision.Maintain and update in Excel the inventory of loaner equipment and their exact locations.Ensure the department is stocked with necessary office supplies.Reserve and oversee the proper use of meeting and training rooms: “Theoretical Training Room” and “Hands-On Training Room.”Coordinate department-sponsored activities and training sessions following the activity coordination procedure, including but not limited to preparing literature, giveaways, ordering and managing meals and refreshments, and arranging parking.Update and submit monthly reports on product lines and equipment handled by the Applications Specialists to the Applications Specialists Supervisor and Senior Strategic Service Manager.Perform departmental administrative tasks, including but not limited to making and answering phone calls, taking and referring messages, copying, digitizing and filing documents, distributing and handling correspondence, among others.Actively contribute to maintaining the company’s mission and achieving its vision; exemplify through performance and conduct the efficiency culture, Bionuclear’s values, and principles of the highest quality internal and external customer service. INCIDENTAL DUTIES AND RESPONSIBILITIESLabel and prepare tubes for aliquot processing as needed.Coordinate equipment shipments requiring manufacturer repair through an external courier.Support the Administration department by covering the Reception area during the receptionist’s break or as needed.Support the Project Management department by covering the Project Management Specialist as needed.Perform tasks related to coordinating official activities approved by the immediate supervisor in support of other departments.Prepare department statistics reports as requested.Review and send training certificates prepared by the Specialists to clients.Perform administrative tasks in support of other departments, such as Technical Services and Project Management.Coordinate meals and snacks for employee, client, supplier, and visitor activities organized by the company, on or off-site, and coordinate pick-up with the Administration department.Gather information for presentations or reports requested by the Supervisor or Senior Strategic Service Manager.Create reports/dashboards in Salesforce as requested by the supervisor.Coordinate, receive, and attend to visitors.Contact clients to complete service satisfaction surveys using the Forms platform.Perform operational tasks as delegated to fulfill action plans of the Senior Strategic Service Manager.Send data to be processed by external resources as assigned by the Applications Specialists Supervisor and/or Senior Strategic Service Manager.Contact the Buyer for information on backordered products.Contact the Audit supplier to gather information regarding product availability.Maintain updated information on Applications Specialists and suppliers in the OneDrive folder named Supplier Directory.Create equipment installed by the Applications Specialists in the Salesforce platform.Coordinate, attend, and/or participate in work meetings, operational and/or corporate committees, personnel development activities, corporate events, among others.Make flight and hotel reservations for the Specialists group as needed.Perform other tasks as assigned. EDUCATIONAL BACKGROUND Associate’s degree or two years of university studies in Business Administration, Office Administration, Secretarial Studies, or a related field. PROFESSIONAL EXPERIENCE Minimum of more than one year of experience performing functions in a similar position. JOB COMPETENCIES KNOWLEDGE, SKILLS, ABILITIES, AND ATTRIBUTES REQUIRED TO PERFORM THE JOBExcellent customer service skills (both external and internal)Strong sense of urgencyAbility to interact professionally with individuals at all organizational levelsAttention to detail and ability to identify errors and omissionsTeamwork skillsAbility to work under deadlines and pressureAbility to handle multiple tasks simultaneouslyResults-orientedGood emotional intelligenceProfessional, courteous, and friendly demeanorStrong verbal and written communication skills in English and SpanishProficiency in Windows applications (Word, Excel, Outlook, and PowerPoint)Availability to work on holidays, weekends, and extended hours DISCLAIMER CLAUSE The information provided herein summarizes the general nature of the competencies and the level of complexity of the functions established for personnel in this position. Its content should not be interpreted as an exhaustive inventory of all the duties, tasks, and responsibilities of the position. Other tasks may be added, or existing tasks may be modified as stipulated by the company. We are an Equal Employment Opportunity Employer and take Affirmative Action to recruit Protected Veterans and Individuals with Disabilities. Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, or disability status. EEO/Affirmative Action for Veterans/Workers with Disabilities Datos generales del puesto Coordinador de Especialistas de Aplicaciones Especialistas de Aplicaciones Supervisor de Especialista de Aplicaciones No exento Naturaleza del puesto Dar apoyo administrativo y coordinar ciertos procesos propios a las operaciones diarias del departamento de Especialistas de Aplicaciones. Deberes y responsabilidades esenciales del puestoRecibir la información proveniente de otros departamentos, canalizando la misma con los Especialistas de Aplicaciones para su análisis y asegurar que el área operacional reciba la respuesta a su solicitud. Crear, asignar, coordinar, facturar y cerrar las llamadas de servicio del departamento en Sales Force. Preparar cotizaciones de productos y servicios solicitados por los clientes y brindar el seguimiento necesario a los clientes para aprobación y/o cambios. Facturar en Acúmatica productos y servicios según las cotizaciones aprobadas por los clientes.Proveer orientación acerca de los servicios y productos ofrecidos por la compañía a clientes existentes y prospectivos. Verificar la información de la página web de los suplidores, para mantener la información actualizada de los documentos técnicos como: “Inserts” y “Safety Data Sheets” para proveerlos a los clientes. Llevar un registro en Excel y su actualización del inventario de los equipos prestados (“loaners”) y sus ubicaciones exactas. Mantener abastecido el departamento de los materiales de oficina necesarios. Reservar y velar por el buen uso de los salones de reunión y adiestramientos: “Theorical Training Room” y “Hands On Training Room”.Coordinar las actividades y adiestramientos auspiciados por el departamento de Especialistas de Aplicaciones, siguiendo el procedimiento de coordinación de actividades. Incluyendo, pero no limitándose a, la preparación de literatura, “giveaways”, ordenar y gestionar las comidas y refrigerios, estacionamiento. Actualizar y someter mensualmente el informe de líneas de productos y equipos trabajados por las Especialistas de Aplicaciones a la Supervisora de Especialista de Aplicaciones y Gerente Senior de Servicio Estratégico. Realizar el trabajo administrativo del departamento, lo que incluye, pero no se limita a, generar y contestar llamadas telefónicas, tomar y referir mensajes, sacar copias, digitalizar y archivar documentos, distribuir y manejar la correspondencia, entre otros.Aportar activamente al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; y ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de eficiencia, los valores de Bionuclear y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más alta calidad. Deberes y responsabilidades incidentales del puestoRotular y preparar los tubos para el procesamiento de las alícuotas según la necesidad Gestionar a través de un carrero externo el envío de los equipos que necesitan reparación del manufacturero. Brindar apoyo al departamento de Administración cubriendo la Recepción durante el período de tomar alimentos de la Recepcionista o según se presente la necesidad.Brindar apoyo al departamento de Gerencia de Proyecto cubriendo a la Especialista de Gerencia de Proyecto según se presente la necesidad.Realizar tareas propias a la coordinación de actividades oficiales y aprobadas por el supervisor inmediato en apoyo a otros departamentos. Preparar informes sobre las estadísticas del departamento según sea solicitado. Revisar y enviar los certificados de adiestramientos preparados por los Especialistas a los clientes. Realizar tareas administrativas como apoyo a otros departamentos como lo son: Servicios Técnicos y Gerencia de Proyectos.Coordinar los alimentos y meriendas para las actividades de empleados, clientes, suplidores y visitantes que realice la compañía, en o fuera de sus instalaciones físicas y coordinar el recogido con el departamento de Administración.Recopilar información para presentaciones o reportes solicitado por la supervisora o Gerente Sénior de Servicio Estratégico.Crear reportes/dashboards en Sales Force solicitado por el supervisor.Coordinar, recibir y atender visitas. Contactar al cliente para completar las encuestas de satisfacción en el servicio utilizando la plataforma de Forms.Realizar tareas operacionales según se le delegue para el cumplimiento de los planes de acción del Gerente Senior de Servicio Estratégico. Enviar la data a ser trabajada por recursos externos según asignado por la Supervisora de Especialistas de Aplicaciones y/o la Gerente Sénior de Servicio Estratégico.Contactar al Comprador para obtener información de los productos en “Back orders”.Contactar al suplidor Audit para recopilar la información relacionada sobre la disponibilidad de los productos. Mantener actualizada la información de los Especialistas de Aplicaciones y suplidores en la carpeta denominada Directorio de suplidores en One Drive.Crear los equipos que instalen los Especialista de Aplicaciones en la plataforma de Salesforce.Coordinar, asistir y/o participar en reuniones de trabajo, comités operacionales y/o corporativos, actividades de desarrollo de personal, eventos corporativos, entre otros.Realizar reservaciones de vuelos y hoteles para el grupo de Especialistas según sea necesario. Otras tareas, que le sean asignadas. Preparación académica Grado Asociado o dos años universitarios en Administración de Empresas, Administración de Oficinas, Secretarial o campo relacionado. Experiencia Profesional Experiencia mínima de más de un año realizando funciones en un puesto similar. Competencias del trabajo Conocimientos, destrezas, habilidades y aptitudes necesarias para desempeñar el puestoExcelentes destrezas de servicio al cliente (externo e interno)Gran sentido de urgenciaHabilidad para relacionarse profesionalmente con personas de todos los niveles jerárquicosAtención al detalle y capacidad para detectar errores y omisionesHabilidad para trabajar en equipoHabilidad para trabajar con fechas límites y bajo presiónHabilidad para trabajar varias tareas simultáneamenteHabilidad para lograr resultados Buen manejo de sus emocionesProyección profesional, cordial y amable Buenas destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y españolDominio de las aplicaciones de Windows (Word, Excel, Outlook y PowerPointDisponibilidad para trabajar días feriados, fines de semana y horarios extendidos Cláusula de salvedad La información aquí contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad de las funciones establecidas para el personal que desempeña este puesto. Su contenido no debe interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las funciones, tareas y responsabilidades del puesto. Otras tareas podrían ser añadidas o las existentes podrían ser modificadas según lo estipule la compañía. Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar Veteranos(as) Protegidos(as) y Personas con Discapacidad. Patrono con igualdad de oportunidades en el empleo. Todos(as) los(las) solicitantes calificados(as) recibirán consideración para empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, estatus como veterano(a) protegido(a) o discapacidad física o mental. IOE/Acción Afirmativa para Veteranos(as)/Personas con Discapacidad.