Geschftsfhrungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d)

Job Title

Du mchtest flexibel, schnell und breit arbeiten und dabei sehr genau sein? Du jonglierst gerne mehrere Themen parallel, ohne dass dir die Details durchrutschen? Du willst nicht eine Rolle mit klaren Grenzen, sondern eine, in der du heute Reiseplanung, morgen ein Erstgesprch und bermorgen eine Kreditkartenabrechnung machst?

Dann lies weiter.

Wir sind eine wachsende E-Mail Marketing Agentur und unsere Kunden (E-Commerce Unternehmen) kennst du wahrscheinlich schon aus Die Hhle der Lwen und deinem Instagram-Feed. In den letzten Jahren sind wir auf 30+ Leute gewachsen, und dieses Jahr wollen wir nochmal krftig dazulegen.

Damit das gelingt, brauchen wir jemanden, der Thomas (unserem Geschftsfhrer) den Rcken freihlt und der die vielen operativen Fden zusammenhlt, die unser Unternehmen am Laufen halten.

Aufgaben

• Executive Support: Du kmmerst dich um Reiseplanung fr Events, Workations und Geschftsreisen, trackst Follow-Ups und gibst Thomas Priorisierungs-Support im Tagesgeschft.
• HR & Recruiting: Du steuerst den kompletten Recruiting-Prozess Stellen online stellen, Lebenslufe prfen, Erstgesprche fhren, Kandidaten bergeben. Dazu das Drumherum: Onboarding neuer Hires, Utensilien bestellen, Geburtstagsgeschenke koordinieren, Offboarding sauber durchziehen.
• Events & Messen: Du bernimmst die operative Koordination fr OMR, DMEXCO, K5 und andere Events. Hotels, Anreise, Team-Koordination, Pre-Events du hast den Timetable des Jahres im Kopf und fhrst ihn souvern aus.
• Finance-Backup (dauerhaft, 510h/Woche): Bestellwesen, Ausgangsrechnungen erstellen, Eingangsrechnungen sammeln, Kreditkartenabrechnung monatlich durchziehen, Stammdatenpflege. Kleine Routine-Themen wie UID-Checks und quartalsweise Provisionen laufen fest mit.
• Marketing & Brand Support: Du entwickelst ein Gefhl fr unsere Brand, untersttzt bei Content-Marketing, fhrst unsere Klaviyo Co-Marketing Antrge durch und hilfst bei kleineren Go-to-Market-Themen.
• Projekt-Support & Ad-hoc: Du setzt einmalige Projekte fr 2026 um Corporate Benefits, Arbeitgebershop, 1Password-Rollout, neue AGBs in PandaDoc, AVV-Aufrumen. Und springst fr Thomas bei Recherche-Aufgaben, Angebotsvorbereitungen und spontanen Themen ein Office & Operations light: Tools und Subscriptions verwalten, Dokumentenmanagement, saubere Doku fr die gesamte Company aufbauen.

Qualifikation

• Erfahrung: Du hast mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle Executive Assistant, Chief of Staff, Founders Associate oder Ops Manager. Idealerweise in einem Startup, einer Agentur oder einem Scale-up. Kein Konzern-Sekretariat.
• Hands-on-Mentalitt: Du arbeitest proaktiv, selbststeuernd und vorausschauend. Du planst deine Woche und kennst deine Deadlines.
• Tool-Affinitt: Du bist versiert im Umgang mit Google Workspace, Notion, Asana und AI-Tools (ChatGPT, Claude). Neue Tools lernst du schnell.
• Buchhaltungsgrundkenntnisse: Du verstehst, was eine Rechnung ist, wie man Belege sauber ablegt und wie Stammdatenpflege funktioniert.
• Extreme Flexibilitt: Dein Aufgabenfeld rotiert stndig heute HR, morgen Finance, bermorgen Event-Koordination. Das findest du spannend, nicht nervig.
• Kommunikationsstrke: Du bist nach auen reprsentabel, nach innen klar. Du weichst schwierigen Gesprchen nicht aus. Sprachkenntnisse: Du sprichst flieend Deutsch und hast solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Payment: Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen
• Teamkultur: 100 % Remote mit Flexibilitt (z.B. Sport in der Mittagspause) und gleichzeitig klarer Meetingstruktur
• Incentive: Mit Ablauf der Probezeit bekommst du eine Sachbezugskarte (Kreditkarte, die jeden Monat mit 50 aufgeladen wird)
• Entwicklung: Mentoring durch Thomas, unsere externen Berater und unser stetig wachsendes Company Wiki
• Ownership: Du arbeitest direkt mit dem Geschftsfhrer zusammen und hast direkten Einfluss auf unsere Prozesse und Strukturen Workation: Regelmiges Zusammentreffen an verschiedenen Orten arbeite dort, wo andere Urlaub machen

Konnten wir dein Interesse wecken? Was fr eine Frage wenn du schon bis hierhin gelesen hast, freuen wir uns sehr ber deine Bewerbung.

Thomas und das ganze Team von MAILODY freuen sich von dir zu lesen!

Disclaimer: Dein Alter ist nicht ausschlaggebend. Obwohl wir ein sehr junges Team sind, sind jegliche Altersklassen gerne gesehen. Diese Stellenausschreibung beschrnkt sich rein auf Deutschland.