Executive Assistant

CTUL
Centre de Trajabadores Unidos en Lucha

Executive Assistant

Based in Minneapolis, MN

Organization Summary
Centro de Trabajadores Unidos en Lucha (CTUL) is a worker-led organization where workers organize, educate, and empower each other to fight for a voice in their workplaces and in their communities. We partner with other organizations and leaders to build a movement to win racial, gender, and economic justice. We identify the root causes of injustice and work to shift the balance of power between those who have it and those who don’t to improve the lives of our communities for present and future generations. Visit to learn more.

Position Description
The Executive Assistant supports the CTUL Executive Director, working within the Administration Team to provide administrative support for the organization, managing the CTUL Board of Directors, and coordinating logistics around meetings, retreats, and internal communications. The Executive Assistant is a confidential employee.

CTUL operates under a collective bargaining agreement with Minnesota Newspaper & Communication Guild, TNG-CWA Local 37002. The Executive Assistant is a confidential employee and is not represented for purposes of collective bargaining by the Guild.

Responsibilities
Responsibilities may include but are not limited to the following:

Executive Support:

• Provides administrative support to the Executive Director through meeting scheduling and prep, calendar and email management, and regular check-ins
• Thought partnership with the Executive Director
• Supports developing and updating organizational processes and policies
• Manages the Board of Directors by regularly communicating with Board members, coordinating logistics and creating materials for all board meetings, events, trainings, annual retreat and annual board elections
• Prepares and edits correspondence, communications, presentations and other documents for the Executive Director and the Board of Directors

General Administrative Support:

• Coordinates logistics around and takes detailed notes during internal meetings including staff meetings, management meetings and union negotiations
• Coordinates organizational communications and reminders, including the CTUL calendar
• Distributes and translates meeting minutes and follows up on action items
• Along with the administration team, manages Google Workspace administration (calendar, drive, email) & training for CTUL staff
• Monitors the Operations email account and directs emails to the appropriate persons
• Supports internal communications
• Supports in providing interpretation support for meetings
• Administers organizational Signal chats, including those for staff, leads, directors and board members
• Other administrative projects as assigned 

Qualifications

• Project management or coordination experience
• Highly organized and detail oriented with experience using spreadsheets, filing systems, and other tools to support in tracking and managing projects
• Familiarity with online calendars, cloud systems and google suite
• Problem-solving ability
• Discretion and demonstrated ability to manage confidential information
• Strong communication and listening skills
• Have a flexible schedule, including some early mornings, evenings and weekends (typically 1-2 weekend days per month)

Preferred Experience

• Fluency in both English and Spanish highly preferred
• 2-3 years experience in administrative work
• Experience directly supporting senior executives or high level management 

Other Expectations

• Commitment to social, racial, and economic justice work as part of a multi-racial team
• Excellent communication and relationship-building skills
• Capable of working both independently and as part of a team
• Ability to deal with ambiguity, cope with change, and comfortably handle risk & uncertainty

Salary & Benefits
This is a full-time, salaried position with benefits. This salaried position is currently compensated at $63,500 – $67,980.00 per year with an annual raise. Benefits include an annual 5% bonus which can be used towards a retirement fund, and paid time off including holidays, sick time, recuperation, and vacation time. This is a hybrid position and will be expected to regularly work in the office, with work some evenings and weekends.

How to Apply
Send a cover letter and résumé to View email address on unionjobs.com using the subject line “ Executive Assistant .” Applications will be accepted and reviewed until the position is filled.

CTUL is an equal opportunity employer and encourages applications from people of color as well as persons with disabilities, LGBTQ individuals, women, immigrants, folks from working class backgrounds, and formerly incarcerated people. 

Resumen de la organización
Centro de Trabajadores Unidos en Lucha (CTUL) Somos una organización liderada por trabajadores donde nos organizamos, educamos y empoderamos mutuamente para luchar por tener voz en nuestros lugares de trabajo y en nuestras comunidades. Colaboramos con otras organizaciones y líderes para construir un movimiento que promueva la justicia racial, de género y económica. Identificamos las causas profundas de la injusticia y trabajamos para reequilibrar el poder entre quienes lo tienen y quienes no, con el fin de mejorar la vida de nuestras comunidades para las generaciones presentes y futuras.Visite para obtener más información.

Descripción del puesto
La asistente ejecutivo apoya el Director Ejecutivo de CTUL, trabajando dentro del Equipo de Administración para brindar apoyo administrativo a la organización, gestionando la Junta Directiva de CTUL y coordinando la logística en torno a reuniones y retiros.,y comunicaciones internas. El/La asistente ejecutivo/a es un/a empleado/a confidencial.

CTUL opera bajo un convenio colectivo con el Sindicato de Periódicos y Comunicaciones de Minnesota, TNG-CWA Local 37002. El/La asistente ejecutivo/a es un/a empleado/a confidencial y no está representado/a por el Sindicato a efectos de negociación colectiva.

Responsabilidades
Las responsabilidades pueden incluir, entre otras, las siguientes:

Apoyo ejecutivo:

• Brinda apoyo administrativo al Director Ejecutivo a través de la programación y preparación de reuniones, calendario y gestión del correo electrónicoy controles regulares
• TAsociación de pensamiento con el Director Ejecutivo
• Apoya el desarrollo y la actualización de los procesos y políticas organizativas.
• Gestiona el Consejo de Administración comunicándose regularmente con sus miembros, coordinando la logística y creando materiales para todas las reuniones, eventos, capacitaciones, el retiro anual y las elecciones anuales del Consejo.
• Prepara y edita correspondencia, comunicaciones, presentaciones y otros documentos para el Director Ejecutivo y la Junta Directiva.

Apoyo administrativo general:

• Coordina la logística y toma notas detalladas durante las reuniones internas, incluidas las reuniones de personal, las reuniones de gerencia y las negociaciones sindicales.
• Coordenadas comunicaciones y recordatorios de la organización, incluyendo el calendario de CTUL
• Distribuye y traduce las actas de las reuniones y realiza el seguimiento de los puntos de acción.
• Junto con el equipo administrativo, gestiona la administración de Google Workspace (calendario, Drive, correo electrónico) y la formación del personal de CTUL.
• Monitorea la cuenta de correo electrónico de operaciones y dirige los correos electrónicos a las personas adecuadas.
• Apoya las comunicaciones internas
• Apoyos para proporcionar apoyo a la interpretación para reuniones
• Administra los chats de Signal de la organización, incluidos los del personal, los líderes, los directores y los miembros de la junta directiva.
• Otros proyectos administrativos según se asignen

Requisitos

• Experiencia en gestión o coordinación de proyectos
• Persona altamente organizada y meticulosa, con experiencia en el uso de hojas de cálculo, sistemas de archivo y otras herramientas para el seguimiento y la gestión de proyectos.
• Familiaridad con calendarios en línea, sistemas en la nube y Google Suite.
• Capacidad para resolver problemas
• Discreción y capacidad demostrada para gestionar información confidencial.
• Fuertes habilidades de comunicación y escucha
• Tener un horario flexible, incluyendo algunas mañanas temprano, tardes y noches.fines de semana (normalmente 1 o 2 días de fin de semana al mes)

Experiencia preferida

• Se valora mucho el dominio del inglés y del español.
• 2-3 años de experiencia en trabajo administrativo
• Experiencia brindando apoyo directo a altos ejecutivos o directivos de alto nivel.

Otras expectativas

• Compromiso con el trabajo por la justicia social, racial y económica como parte de un equipo multirracial.
• Excelentes habilidades de comunicación y para establecer relaciones.
• Capaz de trabajar tanto de forma independiente como en equipo.
• Capacidad para lidiar con la ambigüedad, afrontar el cambio y manejar cómodamente el riesgo y la incertidumbre.

Salario y beneficios
Se trata de un puesto de jornada completa, con salario fijo y prestaciones. Este puesto asalariado actualmente se remunera de $63,500 – $67,980.00 por año con un aumento salarial anual. Los beneficios incluyen una bonificación anual del 5% que puede destinarse a un fondo de jubilación, y tiempo libre remunerado que incluye días festivos, baja por enfermedad, recuperación y vacaciones. Este es un puesto híbrido y se espera que trabaje regularmente en la oficina, con algunas tardes y fines de semana.

Cómo solicitar
Envía una carta de presentación y tu currículum a View email address on unionjobs.com con el asunto “ Asistente Ejecutivo ”.Se aceptarán y revisarán las solicitudes hasta que se cubra el puesto.

CTUL es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades y fomenta las solicitudes de personas de color, así como de personas con discapacidad, personas LGBTQ+, mujeres, inmigrantes, personas de entornos de clase trabajadora y personas que han estado encarceladas.

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