Administrative Assistant

Job Description

Job Description

En este rol, brindará soporte administrativo directo a la Presidencia y a otros miembros del equipo ejecutivo, actuando como enlace clave entre la gestión ejecutiva y la operación diaria de la oficina. Su proactividad, organización y capacidad para manejar múltiples prioridades simultáneamente contribuirán al funcionamiento eficiente y coordinado del entorno ejecutivo.

RESPONSABILIDADES 

• Gestionar la agenda de la Presidencia, incluyendo reuniones, viajes y reservaciones para eventos clave.
• Coordinar y dar seguimiento a proyectos estratégicos, manteniendo un flujo de trabajo ágil y eficiente.
• Preparar presentaciones e informes que reflejen la imagen corporativa y los valores de la Compañía.
• Servir de enlace de comunicación efectiva, tanto interna como externa, para el equipo ejecutivo.
• Actuar como punto focal de conexión con clientes, proveedores y compañeros de trabajo, de manera profesional y efectiva.
• Mantener las operaciones diarias de la oficina, incluyendo el control de suministros y materiales necesarios.
• Asegurar que las instalaciones estén en óptimas condiciones y cumplan con los estándares de seguridad y regulaciones.
• Gestionar contratos con proveedores de servicios para asegurar la calidad y eficiencia de los servicios prestados.
• Colaborar en la organización de eventos y actividades internas de la Compañía.
• Mantener flexibilidad en la agenda para el manejo ágil de situaciones imprevistas.
• Cumplir con las políticas y los procedimientos administrativos y de recursos humanos establecidos por la Compañía.

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA

• Bachillerato en Administración de Empresas o campo relacionado.
• Mínimo 4 años de experiencia en gestión administrativa o soporte ejecutivo. 

EDCONOCIMIENTO, SKILLS Y COMPETENCIAS 

• Skills Técnicos / Funcionales

  • Gestión de agendas ejecutivas, coordinación de viajes y logística de reuniones.

  • Preparación de presentaciones e informes corporativos.

  • Organización y gestión del tiempo, con capacidad de manejar múltiples proyectos simultáneamente.

  • Manejo avanzado de herramientas de oficina, especialmente Google Workspace, y adaptabilidad a nuevas tecnologías.

  • Fluidez en inglés y español, tanto oral como escrito.

• Competencias Esenciales

  • Comunicación

  • Colaboración

  • Orientación al Cliente

  • Atención al Detalle

  • Manejo de Presión

  • Accountability

  • Resolución de Problemas

  • Confidencialidad e Integridad

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